Carnet d’entretien & loi 16 : tout ce que votre copropriété doit savoir [Guide complet] 📔
Les informations contenues dans le projet de loi 16 pour les copropriétés peuvent vite représenter un vrai casse-tête. 🤯
Les experts en bâtiment de Hoodi ont vulgarisé pour vous tous les éléments importants à comprendre et prendre en compte en lien avec le carnet d’entretien mentionné dans le projet de loi 16, notamment depuis la publication du projet de règlement par le Gouvernement du Québec, le 11 septembre 2024.
Au menu :
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Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien en copropriété et à quoi sert-il?
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Quand le carnet d’entretien sera-t-il obligatoire pour les copropriétés?
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Si notre copropriété fait réaliser son carnet d’entretien maintenant, sera-t-il reconnu à l’entrée en vigueur du règlement de la loi 16?
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Qui peut établir le carnet d’entretien de votre copropriété?
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Pourquoi il est avantageux de faire réaliser votre étude de fonds de prévoyance en même temps que votre carnet d’entretien
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Doit-on documenter dans le carnet d'entretien tout ce qui date d'avant sa mise en place?
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Quel est le moment idéal pour faire établir le carnet d'entretien de votre copropriété?
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Qui doit réviser et faire la tenue du carnet d'entretien?
D’abord, qu’est-ce qu’un carnet d’entretien en copropriété et à quoi sert-il?
Le règlement du projet de loi 16 mentionne que les copropriétés du Québec devront mettre en place un carnet d’entretien afin de répertorier les entretiens, les réparations mineures, les réparations majeures ainsi que les remplacements qui ont été faits et ceux qui sont à faire au sein des parties communes de la copropriété.
On comprend donc ici que la notion d’entretien englobe l’ensemble des interventions servant à maintenir en bon état les composantes de l’immeuble, pas seulement les entretiens courants.
Le carnet d’entretien de la copropriété doit également être tenu à jour et révisé périodiquement.
Le carnet d’entretien : un outil indispensable pour une saine maintenance préventive des immeubles en copropriété
Si certains peuvent percevoir le carnet d’entretien comme un simple alourdissement administratif, il s’agit au contraire d’un outil préventif très utile et important pour les copropriétés.
Le carnet d’entretien a en effet de multiples utilités et avantages pour votre copropriété. Il permet notamment :
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De maintenir votre immeuble dans un bon état et d’en préserver sa valeur (n’oublions pas qu’il s’agit d’un actif important pour chaque copropriétaire!);
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D'anticiper et de planifier les travaux d'entretien de l’immeuble (et donc, de prévoir les dépenses reliées pour chaque copropriétaire;
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De réduire les coûts imprévus grâce à une gestion préventive;
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D'améliorer la transparence des décisions du syndicat de copropriété;
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De renforcer la sécurité des installations et de favoriser une meilleure qualité de vie pour tous les résidents;
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De rassurer à la fois les copropriétaires, les assureurs et les acheteurs potentiels.
Le carnet d’entretien de votre copropriété doit comprendre 2 volets :
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Le volet « planification des travaux et entretiens »
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Le volet « historique des interventions et archive des documents »
Volet « planification des travaux et entretiens »
Comme son nom l’indique, ce premier volet sert à planifier les travaux de votre copropriété. Cette partie du carnet d’entretien doit être établie par un professionnel autorisé par un règlement du gouvernement. Selon le projet de règlement publié le 11 septembre 2024, ça devrait être soit un ingénieur, un technologue professionnel, un architecte ou un évaluateur agréé.
Le professionnel doit d’abord décrire l’inventaire des éléments qui composent les parties communes ou qui sont sous la gestion du syndicat de copropriété. Cet inventaire doit inclure l’année d’installation, si connue, des matériaux, appareils et équipements.
Ensuite, le professionnel doit documenter les entretiens courants à faire, ainsi que les réparations majeures et remplacements à prévoir sur 25 ans.
Pour les réparations majeures et remplacements :
Le professionnel mandaté d’établir le carnet d’entretien devra d’abord procéder à une évaluation de l’état des éléments qui composent les parties communes et en estimer la durée de vie restante. Cette évaluation requiert un examen visuel, ou une inspection visuelle si vous préférez, des parties communes.
En se basant sur cette évaluation, le professionnel devra établir une planification sur 25 ans des réparations majeures et remplacements qui sont prévisibles, incluant une échéance estimative.
Pour les entretiens courrants :
Le professionnel mandaté d’établir le carnet d’entretien doit également préparer une planification des entretiens courants. Cette planification devrait décrire les entretiens à faire en incluant la fréquence à laquelle ces entretiens devraient être réalisés.
Volet « historique des interventions et archive des documents »
L’historique des interventions peut prendre la forme d’un tableau ou d'un registre dans lequel la copropriété documente :
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Les dates à laquelle les entretiens prévus au carnet d'entretien ont été faits;
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Les dates auxquelles des réparations courantes ont été effectuées.
De plus, le syndicat de copropriété devrait archiver les documents suivants :
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Les contrats conclus pour la réalisation des travaux d’entretien et des réparations courantes;
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Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant;
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Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée dans le passé, le cas échéant;
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Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.
Qu’est-ce qui n'a PAS besoin d'être documenté dans votre carnet d’entretien ❌
Les travaux qui sont documentés dans le carnet d’entretien ont pour objectif la conservation de l’immeuble. Tondre le gazon, par exemple, ne contribue pas réellement à conserver l’état des composantes de votre immeuble à condos et ne devrait donc pas être inclus dans votre carnet d’entretien.
C’est pour cette raison que, selon nous, il n’est PAS nécessaire que votre carnet d’entretien couvre :
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❌ Les activités d’entretien ménager (pour garder l'immeuble propre);
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❌ Les activités d’entretien paysager (pour conserver l’esthétisme des aménagements.
Quand on parle d'entretien, il faut le voir au sens de la conservation de l'immeuble : travaux, réparations et maintenances qui ont pour objectif de conserver l'état d'un élément ou d'un système de votre immeuble à condos et/ou de le maintenir fonctionnel.
Quand le carnet d’entretien sera-t-il obligatoire pour les copropriétés?
Réponse courte :
Le carnet d’entretien n’est pas encore officiellement obligatoire au Québec. Il le deviendra à la suite à l'adoption du règlement découlant du projet de loi 16.
Réponse détaillée 👇
Un projet de règlement découlant du projet de loi 16 a été publié (et non adopté) le 11 septembre 2024. La population a eu l’occasion de donner ses commentaires sur le projet de règlement.
Suite à cette période de commentaires, le gouvernement pourrait prendre un certain temps pour apporter des modifications avant la publication du règlement final du projet de loi 16.
Il n'est donc pas encore possible de dire avec certitude à quel moment la version finale sera publiée ni à quelle date le règlement entrera officiellement en vigueur. Mais on estime que ça devrait être au courant de 2025.
Lorsque le règlement entrera en vigueur (dès son adoption officielle), les copropriétés auront 3 ans pour faire établir leur carnet d'entretien par un professionnel.
À partir du moment où ce travail sera fait, le syndicat de copropriété devra faire des mises à jour au moins 1 fois par année, c’est-à-dire de prendre l’habitude de documenter le volet « historique des interventions et archive des documents ».
Pourquoi nous vous recommandons de ne PAS attendre l'entrée en vigueur du règlement pour faire établir votre carnet d’entretien
Compte tenu des avantages qu'offre un tel outil (et qu'il sera bientôt obligatoire), plus tôt vous le ferez réaliser par des professionnels, mieux ce sera pour votre copropriété. En maintien d’actif, il est toujours payant d’être proactif plutôt que réactif.
Même si le règlement du projet de loi 16 n’a pas encore été officiellement adopté, il y a plusieurs avantages à faire réaliser votre carnet d’entretien dès maintenant. D’ailleurs, plusieurs copropriétés l’ont déjà fait pour ces raisons :
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✅ Vous aurez l’heure juste concernant l’état de santé de votre immeuble dès maintenant;
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✅ La valeur de votre copropriété est susceptible d’augmenter face aux futurs acheteurs;
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✅ Votre prime d’assurance du syndicat de copropriétaires pourrait bénéficier d’une réduction;
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✅ Votre copropriété sera mieux préparée à l’entrée en vigueur de cette obligation (puisque ce sera déjà fait et qu’on sait, de toute façon, que ça va devenir obligatoire très prochainement);
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✅ Vous aurez fait établir votre carnet d’entretien dans les temps requis par le projet de loi 16 (on estime qu’il y aura des délais de livraison de n’importe quelle firme dès l’adoption du règlement, puisque toutes les copropriétés de la province vont requérir les mêmes services au même moment et de la part des mêmes firmes);
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✅ Vous serez mieux outillés pour remplir l’attestation du syndicat sur l’état de la copropriété qui devra obligatoirement être remise à tout promettant acheteur d’une unité de condo
De plus, de bonnes pratiques d’entretien pourront contribuer à allonger la durée de vie des matériaux et composantes de l’immeuble, ce qui vous fera économiser à long terme!
Si notre copropriété fait réaliser son carnet d’entretien maintenant, sera-t-il reconnu lors de l’entrée en vigueur du règlement de la loi 16?
Les copropriétés qui auront fait établir leur carnet d’entretien dans les deux années précédant l’entrée en vigueur (adoption) de l’éventuel règlement pourront considérer leur carnet d’entretien valide, dans la mesure où ce dernier a été réalisé par un professionnel autorisé selon le même règlement (OIQ, OAQ, OEAQ, OTPQ). Selon le projet de règlement, il serait valide pour une période de 5 ans à partir de la date d'obtention.
Pourquoi il est avantageux de faire réaliser votre étude de fonds de prévoyance en même temps que votre carnet d’entretien ⏱️
Débutons par une clarification des rôles de ces deux éléments clés du projet de loi 16 :
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Carnet d'entretien ➡️ description de l’inventaire des parties communes, planification des entretiens courants, évaluation de l’état des éléments et de leur durée de vie restante et planification réparations majeures et remplacements sur 25 ans;
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Étude du fonds de prévoyance ➡️ estimation des coûts des réparations majeures et remplacements et calcul des sommes à contribuer au fonds de prévoyance annuellement.
L’étude de fonds de prévoyance deviendra obligatoire pour les copropriétés de la province en même temps que le carnet d’entretien à l’adoption du règlement du projet de loi 16.
Bien que ce ne sera pas obligatoire de faire réaliser ces deux éléments en même temps, ni par le même professionnel, il est à l’avantage de votre copropriété de le faire puisque l’étude du fonds de prévoyance doit être basée sur la planification des réparations majeures et remplacements prévus au carnet d’entretien.
L'élaboration du carnet d'entretien est donc une étape préalable à l'étude du fonds de prévoyance. Faire réaliser ces deux rapports par la même firme ou le même professionnel permet d’assurer la cohérence entre les deux, mais il y aura aussi un avantage au niveau des coûts pour les faire réaliser simultanément.
Chez Hoodi, nous offrons d’ailleurs un service clé en main qui implique à la fois la réalisation d’une étude de fonds de prévoyance et celle du carnet d’entretien en même temps pour toutes ces raisons.
Qui peut établir le carnet d’entretien de votre copropriété?
Le projet de règlement du projet de loi 16 mentionne que le carnet d’entretien devra être établi par un membre d'un ordre professionnel autorisé, qui n'est pas sur le CA du syndicat de copropriété, ni gérant de l'immeuble, copropriétaire ou résident.
⚠️ Les copropriétés ne peuvent pas établir le carnet d’entretien elles-mêmes. ⚠️
Voici les ordres professionnels dont les membres sont autorisés à établir le carnet d’entretien:
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Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);
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Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
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Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);
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Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ).
Le professionnel qui élaborera votre carnet d'entretien devrait réaliser les tâches suivantes :
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Inventorier les éléments qui composent les parties communes de l'immeuble ou qui sont sous la gestion du syndicat de copropriété;
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Élaborer une planification des entretiens récurrents en spécifiant la fréquence et de leur maintenance;
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Procéder à une inspection visuelle permettant de relever la condition des éléments et leur durée de vie restante;
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Élaborer un plan de maintien d'actif à long terme décrivant les réparations majeures et remplacement à prévoir sur 25 ans.
Qui est chargé des mises à jour courantes du carnet d'entretien?
Bien que le professionnel que vous mandaterez devra élaborer le volet de planification de votre carnet d'entretien, il faut se rappeler que le carnet d'entretien est un document vivant qui agit comme une mémoire de l'immeuble. Le volet historique des interventions et archive des documents est tout aussi important.
Généralement, il incombe au conseil d'administration, ou encore à son gestionnaire, de noter les interventions effectuées au fil du temps. C'est ce que le projet de règlement du gouvernement appelle les mises à jour du carnet d'entretien. Il s'agit de noter les interventions réalisées (entretiens, réparations mineures, travaux majeurs, etc.), noter qui a réalisé ces interventions, et ce, à quelles dates, et conserver les différents documents afférents (soumissions, contrats, factures, lettres de garantie, plans et devis, manuels du fabricant, etc.).
Le projet de règlement publié le 11 septembre 2024 prévoit que ces mises à jour doivent être faites minimalement une fois par année, même si l’on considère qu’il sera beaucoup plus facile et efficace de tenir à jour le carnet d’entretien en continu.
Doit-on documenter dans le carnet d'entretien tous les travaux qui datent d'avant sa mise en place?
Beaucoup de syndicats de copropriété se demandent s'il est nécessaire de documenter les interventions qui ont eu lieu AVANT la mise en place du carnet d'entretien.
Puisque l'article du Code civil en lien avec le carnet d'entretien n'est pas encore en vigueur à l'heure actuelle, il n'y a aucune obligation de conserver des traces des interventions dans un carnet d'entretien (⚠️ attention : les contrats où le syndicat de copropriété est partie prenante doivent quand même être déposés au registre de la copropriété).
Il n'y a aucune obligation non plus à l'effet que le syndicat des copropriétaires devrait tenter de documenter rétroactivement toutes les interventions d'entretien du passé.
Si vous avez déjà monté quelque chose de semblable à un historique d'intervention, que ce soit une liste de travaux réalisés ou un dossier rempli de factures, conservez précieusement cette documentation dans le registre de copropriété. Il n'est pas nécessaire d'investir du temps pour retranscrire ces informations dans votre nouveau carnet d'entretien.
Si vous n'avez aucune documentation sur les interventions réalisées antérieurement, concentrez-vous à repartir sur de bonnes bases. Vous pouvez quand même vous renseigner auprès des copropriétaires pour dresser une courte liste de travaux majeurs à partir de leurs souvenirs collectifs, si vous le souhaitez.
Quel est le moment idéal pour faire établir le carnet d'entretien de votre copropriété?
Sans tarder, même si le règlement n’est pas encore officiellement adopté (ce qui ne tardera pas). Aussi simple que ça!
N’oubliez pas que votre immeuble à condos est, pour vous comme pour l’ensemble de vos copropriétaires, votre actif immobilier majeur et que sa valeur dépend de son état.
Qui doit réviser et tenir à jour votre carnet d'entretien?
D’abord, il est important de faire la distinction entre « tenir le carnet d’entretien à jour » et
« réviser le carnet d’entretien ».
Fréquence et mise à jour du carnet d'entretien
Le syndicat de copropriété (ou le gestionnaire de la copropriété) devra tenir à jour le carnet d’entretien en y consignant tout nouveau renseignement :
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dates de réalisation d’entretiens;
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dates de réparations;
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dates de travaux;
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tous les documents reliés documents (contrat, devis, garanties, manuels, etc.).
Le projet de règlement publié le 11 septembre 2024 prévoit que ces mises à jour du syndicat de copropriétaires doivent être faites minimalement une fois par année, même si l’on considère qu’il sera beaucoup plus facile et efficace de tenir à jour le carnet d’entretien en continu.
Des logiciels spécialisés existent pour simplifier et faciliter la tenue d'un carnet d'entretien. Bonne nouvelle, Hoodi vous offre le plus abordable au Québec! 🥳
Révision du carnet d'entretien
Selon projet de règlement du 11 septembre 2024, le carnet d’entretien devrait être révisé périodiquement par un professionnel autorisé (OIQ, OAQ, OTPQ, OEAQ), soit aux 5 ou 10 ans, selon les caractéristiques de l’immeuble.
Ces caractéristiques (au plus deux étages complètement hors-sol ET au plus 8 parties privatives ET destination uniquement résidentielle), qui permettraient des révisions aux 10 ans, ont été énoncées dans le projet de règlement du 11 septembre 2024, mais on s’attend à ce qu’elles soient modifiées dans la version finale du projet de règlement de la loi 16.
Lors de cette révision du carnet d’entretien, le professionnel devra :
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Refaire un examen visuel de l’immeuble à condos pour documenter à nouveau l’état des éléments et leur durée de vie restante;
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Basé sur l’état des éléments, mettre à jour la planification des réparations majeures et remplacements sur 25 ans.
Attention : les critères permettant les révisions aux 10 ans pourraient être différents de ceux présentés dans le projet de règlement.
En résumé, faire preuve de proactivité ne peut qu’être gagnant!
L’adoption officielle du règlement du projet de loi 16 (donc, son entrée en vigueur) étant imminente, notre équipe d’experts en bâtiment recommande à votre copropriété d’agir en prévention.
Par conséquent, nous vous recommandons de ne pas attendre l’entrée en vigueur officielle (votre copropriété n’en sortira que gagnante), et de faire réaliser votre carnet d’entretien et votre étude de fonds de prévoyance dès que possible et en même temps.
Pour en savoir plus sur les services et produits de Hoodi :
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Service clé en main (carnet d’entretien + étude de fonds de prévoyance pour petites copropriétés de 20 unités et moins);
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Logiciel de gestion des travaux d’entretien (carnet d’entretien numérique).
