Foire aux questions sur notre service d’étude du fonds de prévoyance et carnet d’entretien

Pour les copropriétés verticales : La copropriété doit comporter 20 unités ou moins et avoir en main les plans d'architecture de l'immeuble, ou encore un certificat de localisation des parties communes. Pour les copropriétés horizontales : La copropriété doit avoir en main le plan d'implantation ou le certificat de localisation des parties communes. Toutes les copropriétés désireuses d'obtenir une étude de fonds de prévoyance et un carnet d’entretien réalisés par Hoodi doivent également avoir en main : la déclaration de copropriétés et ses amendements ; le budget de l'année en cours ; les informations de base sur l'état actuel du fonds de prévoyance (solde, contributions annuelles pour l'année en cours). Pour commander directement en ligne votre étude de fonds de prévoyance et votre carnet d’entretien, vous devrez avoir les documents demandés en version numérique afin de pouvoir les téléverser dans votre compte client. Facultativement, vous aurez également l'occasion de téléverser d'autres documents pertinents : rapports d'expertise, ancienne étude, rapport d'inspection de réception des parties communes, etc.

NOUVEAU : depuis le 9 septembre 2024, nous n'exigeons plus la déclaration de copropriété en version numérique. Notre équipe ira la récupérer au registre foncier. Lors de la commande du service Hoodi, un certain nombre de documents et informations seront demandés afin que notre équipe de professionnels puisse accomplir son travail. Pour commander le service, vous aurez besoin, au minimum, des documents et informations suivants: Pour une copropriété "verticale" : les plans d'architecture de l'immeuble OU le certificat de localisation des parties communes (un des deux seulement); Pour une copropriété "horizontale" : le plan d'implantation du terrain OU le certificat de localisation des parties communes (un des deux seulement); Le solde de fonds de prévoyance prévu à la fin de l'année financière en cours; La contribution au fonds de prévoyance prévue pour l'année financière en cours. Les documents demandés doivent être des documents numériques originaux ou encore des numérisations de qualité suffisante. Les photos de documents ne sont pas acceptées, ni la transmission de documents papiers par la poste. Si vous n'avez pas vos documents en version numérique, il est possible, et de bonne pratique, d'aller dans un centre de reprographie près de chez vous (ex. bureau en gros) pour les faire numériser à faible coût.

Oui. Les documents remis comprennent tous les éléments attendus d'un carnet d'entretien : Inventaire des parties communes (éléments UNIFORMAT II); Rapport d'inspection visuelle; Planification des réparations majeures et remplacements; Planification des entretiens récurrents; Carnet d'entretien Excel éditable contenant la planification des travaux, des entretiens ainsi qu'un tableau de suivi. Pour la portion étude du fonds de prévoyance, les livrables couvrent : Les coûts estimés des réparations majeures et remplacements de parties communes; Les scénarios de contribution au fonds de prévoyance; Les projections sur au moins 25 ans et plus, selon la portée des scénarios proposés. En prime, en utilisant nos services vous obtenez également 1 an d'accès gratuit au logiciel Hoodi. Le logiciel Hoodi permet de gérer votre carnet d'entretien en ligne, de centraliser les documents importants de votre copropriété et du carnet d'entretien, en plus de réduire considérablement le fardeau administratif lié au suivi des différentes tâches d’entretien. Lors de la livraison de votre étude de fonds de prévoyance et de votre carnet d’entretien, votre accès au logiciel Hoodi sera activé pour 1 an. En quelques secondes, votre inventaire de composantes communes, la planification des travaux majeurs et la planification des entretiens y seront automatiquement importés. Une expérience clé en main! Suite à votre première année gratuite, le syndicat a le choix de prendre un abonnement annuel ou cesser d'utiliser le logiciel. Découvrez notre tarification annuelle.

Oui, absolument! Dans la mesure où les copropriétés sont identiques ou similaires, nous pouvons offrir une réduction de prix sur le service d’étude de fonds de prévoyance et carnet d’entretien : 2 syndicats : 150 $ de rabais par syndicat 3 syndicats : 225 $ de rabais par syndicat 4 syndicats : 300 $ de rabais par syndicat 5 syndicats : 375 $ de rabais par syndicat 6 syndicats ou plus : 400 $ de rabais par syndicat Il vous suffit de nous contacter pour bénéficier de ce rabais. Important : cette réduction de prix ne peut être combinée au rabais de 15 % offert aux syndicats membres de Desjardins.

En date du 15 novembre 2024 : nos délais de livraisons approximatifs sont de 4 mois. Notez que l'hiver approche et que nous cesserons bientôt les inspections. Si l'inspection ne peut être faite qu'au printemps, il faut calculer le délai de livraison à partir de la fonte des neiges. Une fois la demande du client soumise et le premier versement acquitté, la demande sera vérifiée par notre équipe et, au besoin, complétée en collaboration avec le client. Une fois le dossier vérifié et complet, il est transmis à notre équipe de professionnels et professionnelles. Il faut calculer le délai à partir du moment où les documents et informations soumis dans votre commande ont été vérifiés par notre équipe. Cette vérification permet de nous assurer que nous avons tout en main pour réaliser votre étude de fonds de prévoyance et votre carnet d’entretien.​ Pendant toute la durée du mandat, le client peut consulter l'avancement du mandat dans son compte client. Des notifications sont envoyées par courriel à chaque fois que le mandat franchit une nouvelle étape. Important : pour les commandes soumises entre le 1er décembre et le 1er avril, où la neige peut avoir un impact significatif sur la qualité de l'inspection, notre équipe pourra décider ou proposer de retarder l'inspection au printemps, et donc la livraison de l'étude de fonds de prévoyance et du carnet d’entretien.

D’abord, il est important de savoir que les exigences officielles du gouvernement ne sont pas encore disponible. En décembre 2019, le projet de loi 16 a été adopté. Ce projet de règlement prévoyait qu'un éventuel règlement allait encadrer les études du fonds de prévoyance et carnets d'entretien. Il a fallu attendre jusqu'au 11 septembre 2024, soit presque 5 ans, pour que le gouvernement publie un projet de règlement. Comme le règlement est toujours à l'état de projet, il n'existe pas encore d'exigences officielles et définitives. Aucune entreprise peut donc dire, en ce moment, qu'elle rencontre les exigences. Il faudrat probablement attendre novembre ou décembre pour que le règlement officiel soit adopté et entre en vigueur. Attention : ceci ne veut pas dire que les études de fonds de prévoyance et carnets d'entretien qui sont réalisés avant l'adoption du règlement ne seront pas conformes. Ce que l'on sait du projet de règlement, c'est que les études et carnets obtenus dans les deux années avant l'entrée en vigueur seront valides, tant et aussi longtemps qu'ils ont été préparés par un professionnel membre d'un des ordres autorisés. Le projet de règlement clarifie déjà ces ordres. L'OIQ et l'OTPQ en faisant partie, les études et carnets produits par Hoodi seront donc reconnus. Pour plus d'informations sur le projet de loi 16, consultez section dédiée.

Oui. Dans le cadre de l'élaboration du carnet d'entretien et de l'étude du fonds de prévoyance, une inspection visuelle des parties communes est comprise dans notre tarification et le rapport d'inspection de l'inspecteur en bâtiment vous sera remis en même temps que les autres rapports. L'état des composantes est pris en compte pour prévoir les échéances estimatives des réparations majeures et remplacements prévus dans le carnet d'entretien que nous élaborons pour vous.

Afin d'offrir le service le plus abordable possible pour les petites copropriétés, et ce, dans toutes les régions du Québec, nous avons établi un partenariat avec la firme Inspec-thor, la plus importante société d'inspecteurs en bâtiments au Québec. Nos inspecteurs ont une formation reconnue en inspection de bâtiments, ont plusieurs années d'expérience, sont membres de l'APCHQ et ont une assurance responsabilité erreur et omissions. Ils sont munis de drones afin d'être en mesure d'inspecter des éléments en hauteur non-accessibles autrement, notamment les toitures en pente. Nos partenaires inspecteurs sont vérifiés (compétences, assurances, expérience). Ils ont les compétences nécessaires pour inspecter les parties communes des copropriétés et sont supervisés par notre équipe de professionnels en bâtiment.

Nos études sont réalisées par des technologues professionnels membres de l'OTPQ qui sont supervisés par un ingénieur membre de l'OIQ.

Une fois la commande de nos services complétée, nous exigeons toujours un premier paiement de 50% afin de confirmer le mandat. Cela réduit notre risque d'avoir à faire des suivis pour des paiements en retard et des comptes impayés. Une fois le mandat confirmé par un premier versement de 50 %, vous aurez la possibilité de demander un remboursement tant et aussi longtemps que le travail n'est pas amorcé (i.e. avant que l'inspection soit réalisée). Le dernier versement de 50 % pourra être acquitté au moment de votre choix en cours de mandat (ex : une fois l'inspection réalisée), mais vous sera exigé pour être en mesure de télécharger vos rapports. Afin d’offrir les tarifs les plus bas possibles pour les copropriétés, il est nécessaire pour nous d'éliminer toutes les sources d'inefficacité potentielles, telles que les paiements en souffrance, ou les résiliations en cours de mandat.

Nous avons mis sur pied notre service en ayant à coeur d'offrir la meilleure solution pour les petites copropriétés, autant sur le plan de la qualité que de la tarification. Pour se faire, nous avons mis plusieurs choses en place. 1. Tarification transparente et sans surprise: Tous nos prix et promotions sont clairement affichés sur notre site web, en toute transparence. Ceci permet aussi aux copropriétés de savoir exactement à quoi s'attendre, mais nous évite aussi d'avoir une personne à temps plein qui fait des soumissions personnalisées. Ceci permet d'offrir une meilleure expérience client, tout en réduisant nos coûts d'opération. Gagnant-gagnant! 2. Commande en ligne: Avec notre système de commande en ligne libre-service, notre équipe limite le temps passé sur l'administration et l'échange de documents par courriel. Les clients peuvent placer une commande pour nos services aussi facilement qu'on commande un produit sur Amazon. Ceci permet d'offrir une meilleure expérience client, tout en réduisant nos coûts d'opération. Gagnant-gagnant! 3. Logiciel HoodiPro : Nous avons développé un logiciel de travail spécialisé pour nos professionnels en bâtiment qui permet à notre équipe de gagner plusieurs heures de travail par rapport aux outils de travail conventionnels qu'utilisent les autres firmes. La plupart des professionnels travaillent avec Word et Excel. Dans le prix que vous payez à ces entreprises, vous payer des heures et des heures de mise en page de documents. Nos professionnels se concentrent sur les travaux techniques et les calculs, tandis que les rapports sont générés automatiquement par notre logiciel. Si vous avez des commentaires et que des modifications doivent être apportées, nous pouvons faire ces modifications en quelques minutes. Bref, une meilleure expérience client, tout en réduisant nos coûts d'opération. Gagnant-gagnant! Toutes ces innovations permettent d’offrir aux petites copropriétés un service d'étude de fonds de prévoyance et carnet d'entretien à prix abordable, et ce, sans compromis sur la qualité!

Pas encore pour le moment, mais ça ne saurait tarder. Le projet de loi 16 prévoit que l'étude de fonds de prévoyance et le carnet d'entretien deviendront obligatoires suite à l'adoption d'un règlement. Ce règlement n'a pas encore été adopté. Toutefois, le 11 septembre 2024, un projet de règlement a été publié par le gouvernement. La version finale du règlement devrait être adoptée et entrer en vigueur quelque part entre la mi-novembre et la fin décembre, en théorie. Dès l'entrée en vigueur de ce règlement, les copropriétés existantes auront 3 ans pour obtenir une étude du fonds de prévoyance et un carnet d'entretien, ce qui devrait nous mener à la fin de 2027. Plusieurs copropriétés décident de s'y prendre à l'avance et il y a plusieurs bonnes raisons de le faire. Nous invitons les syndicats de copropriétés à consulter cet article afin d'évaluer les avantages d'aller de l'avant sans tarder. À noter que le projet de loi 16 prévoit que les études de fonds de prévoyance réalisées dans les 2 années précédant l'adoption du règlement pourront être reconnues. Cette disposition a été introduite afin d'encourager les syndicats de copropriétés à être proactifs face aux exigences du projet de loi 16. Le projet de règlement indique que le études et carnets préparés par les ordres autorisés seront reconnus, tout simplement. Les professionnels de Hoodi font parie des ordres qui seront autorisés.

Clarifions les choses: il n'existe pas de système d'accréditation par le gouvernement. Malheureusement, certains sites de soumissions en ligne et certaines entreprises prétendent que qu'ils sont « accrédités » ou « certifiés » par le gouvernement pour réaliser des études de fonds de prévoyance et carnets d'entretien, ce qui est malhonnête et trompeur. Le projet de règlement du gouvernement a été publiée le 11 septembre 2024. Ce dernier spécifie que les membres des ordres professionnels suivant peuvent préparer le carnet d'entretien d'une copropriété: L'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) L'Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ) L'Ordre des architectes du Québec (OAQ) L'Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ) Pour ce qui est de l'étude du fonds de prévoyance, le projet de règlement prévoit que les membres des ordres professionnels suivant peuvent la réaliser: L'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) L'Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ) L'Ordre des architectes du Québec (OAQ) L'Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ) Les comptables professionnels agréés (CPA) Chez Hoodi, nos chargés de projets sont des technologues professionnels membres de l'OTPQ qui sont supervisés par un ingénieur membre de l'OIQ.

L'étude de fonds de prévoyance et le carnet d’entretien sont livrés avec des ressources d'accompagnement qui devraient répondre à une majorité de questions. Si des questions subsistent, vous pourrez communiquer avec nous en tout temps par courriel, clavardage ou par téléphone. Notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos questions dans les meilleurs délais.

Toujours dans l'optique d'offrir la meilleure tarification aux petites copropriétés, le professionnel ou la professionnelle qui a réalisé votre étude de fonds de prévoyance ne participe pas aux assemblées générales de copropriétaires. Toutefois, des ressources accompagneront l'étude afin de vous aider à présenter les recommandations de l'étude à vos copropriétaires et nous répondrons à toutes vos questions.