Le projet de loi 16 a été adopté en décembre 2019. Ce projet de loi est, à ce jour, la plus grosse réforme de la copropriété divise depuis l'entrée en vigueur du Code civil du Québec en 1994.
Toutefois, même si la majorité des dispositions de du projet de loi 16 sont entrées en vigueur en janvier 2020, les dispositions les plus réformatrices dépendent de l'adoption du règlement découlant de ce projet de loi pour entrer en vigueur. Un projet de règlement a été publié aujourd'hui, ce qui est la première étape du processus d'adoption et d'entrée en vigueur du règlement et des nouvelles exigences.
Il aura fallu attendre 4 ans et 9 mois pour que ce projet de règlement soit rédigé, adopté par le conseil des ministres, puis publié dans la Gazette officielle du Québec cette nuit à précisément 00h01. La population est invitée à donner ses commentaires sur le projet de règlement. Suite à cette période de commentaires, le gouvernement pourrait prendre un certain temps pour apporter des modifications avant la publication du règlement final. Il n'est donc pas possible de dire avec certitude à quel moment la version finale sera publiée ni à quelle date le règlement entrera en vigueur.
C'est avec beaucoup d'enthousiasme que nos experts sont maintenant en mesure de vous donner les détails concernant les dispositions les plus majeures du projet de loi 16 pour les copropriétés et toutes les dates limites reliées, soit :
L'étude du fonds de prévoyance;
Le carnet d'entretien;
L'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété.
ATTENTION: Pour le moment, le règlement est à l'état de projet. Le règlement final qui sera adopté pourrait subir des modifications avant son adoption finale. Nous mettrons à jour cet article lorsque la version officielle sera publiée.
Bonne lecture!
Les exigences du règlement de la loi 16 sur le carnet d'entretien
Un des aspects les plus intéressants du règlement est la complémentarité entre le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance.
Selon le règlement, alors que le carnet d'entretien englobe tout ce qui concerne la science du bâtiment, l'étude du fonds de prévoyance se concentre strictement sur les aspects financiers de la gestion l'actif.
Entrons dans les détails.👇
D'entrée de jeu, comme nous l'avons mentionné dans nos articles et à nos clients à maintes reprises, le règlement confirme que le carnet d'entretien est un document vivant dans lequel on peut distinguer deux volets :
Le volet de planification (travaux et entretiens à faire)
Le volet d'archivage (interventions réalisées, documents importants)
1. Volet Planification des travaux et entretien à réaliser ⚒️
Dans le projet de règlement, on constate que le volet de planification doit être établi par un membre d'un ordre professionnel autorisé qui ne peut pas être sur le CA du syndicat, gérant, copropriétaire ou résident de l'immeuble. Les copropriétés ne peuvent pas le préparer elles-mêmes.
Voici les ordres professionnels dont les membres sont autorisés à établir le carnet d'entretien d'une copropriété:
Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);
Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);
Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ).
Le professionnel membre de l'une ou l'autre de ces ordres professionnels doit établir un carnet d'entretien qui comprend:
Un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareils et équipements qui les composent, mais aussi ceux installés dans les parties privatives de l’immeuble et dont le syndicat est responsable de l’entretien;
Les dates d’installation, si connues, des éléments de cet inventaire;
Les travaux d’entretien requis pour ces éléments, ainsi que la fréquence à laquelle ils doivent être effectués;
Une évaluation de l’état et de la durée de vie utile restante des matériaux, appareils et équipements décrits au carnet d’entretien;
Sur la base de cette évaluation, une description des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun de ces matériaux, appareils et équipements, durant les 25 prochaines années, doit être incluse au carnet d’entretien. Une année de réalisation doit être indiquée pour chaque réparation majeure et remplacement à effectuer.
Date limite : délai de 3 ans pour faire réaliser un carnet d'entretien professionnel
Tous les syndicats de copropriété devront faire préparer un carnet d'entretien par un professionnel autorisé d'ici 3 ans après l'entrée en vigueur du règlement.
Nous réitérons que la date limite exacte n'est pas encore connue, puisque nous sommes à l'étape du projet de règlement. Le règlement officiel pourrait être adopté au plus tôt dans 45 jours pour une entrée en vigueur 15 jours plus tard, mais il est possible que le délai de 45 jours s'allonge un peu, si le gouvernement devait faire des ajustements suite aux commentaires reçus. La date limite, normalement, serait quelque part en novembre ou décembre 2027. Nous pourrons établir une date exacte lorsque le règlement sera publié en version finale.
Dans le passé, parfois le terme "étude du fonds de prévoyance" avait le dos large. L'important, c'est le contenu au delà du nom. Votre étude du fonds de prévoyance comprend les éléments listés plus haut? Vous pouvez considérer que vous avez un carnet d'entretien, au sens du projet de règlement. Votre étude ne comprend pas les éléments listés plus haut? Dans ce cas, vous devrez faire préparer un carnet d'entretien professionnel d'ici 3 ans.
Tous les syndicats de copropriété devront avoir un carnet d'entretien préparé par un professionnel autorisé d'ici 3 ans après l'entrée en vigueur du règlement.
Pour les étude de fonds de prévoyance et carnets d'entretien faits par Hoodi
Si vous avez utilisé les services de Hoodi pour réaliser votre étude de fonds de prévoyance et votre carnet d'entretien, alors vous avez tout ce qu'il vous faut et vous êtes entre bonnes mains. 🙂
2. Volet Archivage des interventions réalisées et des documents à conserver 📔
Le règlement découlant du projet de loi 16 précise que le carnet d'entretien des copropriétés doit contenir un certain nombres de documents et d'informations sur les interventions réalisées dans le passé:
Les dates à laquelle les entretiens prévus au carnet d'entretien ont été faits;
Les dates auxquelles des réparations courantes ont été effectuées;
Les contrats conclus pour la réalisation des travaux d’entretien et des réparations courantes
Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant;
Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée dans le passé, le cas échéant;
Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.
Il appartient au syndicat de copropriété, soit aux administrateurs ou encore au gestionnaire immobilier, si le syndicat en a un, de répertorier l'ensemble de ces informations et documents dans le carnet d'entretien.
Vous devrez mettre à jour votre carnet d'entretien à jour chaque année, au minimum
Ici, il faut distinguer les mises à jour faites par le syndicat, qui consistent à consigner les informations et documents mentionnés plus haut dans le carnet d'entretien, et les révisions périodiques, qui elles, doivent être faites par un professionnel.
Pour ce qui est des mises à jour faites par le syndicat, celles-ci doivent être faites au minimum une fois par année. Cela étant dit, il sera beaucoup plus facile pour le syndicat de tenir à jour son carnet d'entretien tout au long de l'année, en continu, plutôt que de déverser tout en une seule fois, ce qui augmente le risque de pertes d'informations (ou de pertes de mémoire!).
À cet effet, nous recommandons fortement l'utilisation d'un logiciel tel que celui proposé par Hoodi. Avec un tel outil, il devient très facile de consigner les détails sur les entretiens et travaux effectués ainsi que tous les documents que le syndicat doit conserver.
Votre carnet d'entretien devra être révisé par un professionnel périodiquement
Ici, franchement, ça se complique un tantinet, mais pour de bonnes raisons : l'objectif est de réduire le fardeau financier que représentent ces révisions pour les très petites copropriétés.
Les immeubles « simples »
Le projet de règlement de la loi 16 définit en quelque sorte un type d'immeuble à condos « simple ». Ces copropriétés sont celles qui ont au plus deux étages hors sol ET au plus 8 parties privatives ET ces parties privatives ont une destination résidentielle. Pour être définie comme une copropriété "simple", les trois critères doivent être remplis.
Ces copropriétés "simples" devront faire réviser leur carnet d'entretien par un professionnel autorisé tous les 10 ans. Pour les copropriétés qui ne rencontrent pas ces trois critères, le carnet d'entretien devra être révisé tous les 5 ans.
Qu'est-ce qu'une révision? Le projet de règlement ne le définit pas clairement, mais on peut déduire que le professionnel devra revoir tous les éléments du volet de planification (planification des entretiens, planifications des travaux), ce qui implique de ré-évaluer la conditions des différents éléments (inspection).
Type d'immeuble | Critères | Délai de révision du carnet d'entretien |
Simple | Avoir au plus deux étages hors sol ET au plus 8 parties privatives ET destination résidentielle (les trois critères doivent être remplis) | Tous les 10 ans |
Complexe | Toutes les autres copropriétés | Tous les 5 ans |
Entrée en vigueur et dates limites concernant le carnet d'entretien des copropriétés (dates exactes à confirmer!)
Le règlement découlant du projet de loi 16 pourrait être publié en version finale au plus tôt dans 45 jours, soit vers la fin du mois d'octobre 2024 puis entrer en vigueur 15 jours plus tard, soit vers la mi-novembre 2024. Selon les ajustements que le gouvernement décidera de faire, ça pourrait s'allonger un peu.
Les copropriétés existantes auront 3 ans pour faire préparer leur carnet d'entretien et commencer à le tenir à jour, tel que décrit par le projet de règlement. La date limite exacte reste à confirmer, mais ça devrait être quelque part vers la fin de 2027 ou au début de 2028, sous toutes réserves.
Pour les nouvelles copropriétés (en cours de construction ou qui seront construites dans le futur), ces nouvelles obligations seront effectives immédiatement dès l'entrée en vigueur du règlement. La date exacte reste confirmer, mais ça devrait être quelque part en novembre ou décembre cette année. Les promoteurs immobiliers devront remettre aux syndicats de copropriété un carnet d'entretien préparé par un professionnel indépendant dans les semaines suivant la tenue de l'assemblée extraordinaire de transition.
Reconnaissance des carnets d'entretien déjà produits
C'est simple : si vous avez fait préparer un carnet d'entretien par un professionnel autorisé (OTPQ, OIQ, OAQ, OEAQ) avant l'entrée en vigueur du règlement qui devrait être quelque part vers la fin de 2024 ou au début de 2025, sous toutes réserves, ce dernier sera bien valide, tant qu'il présente les caractéristiques décrites par le règlement.
Si vous êtes dans l'une des situations suivantes, il faudra planifier de faire établir votre carnet d'entretien dans un délai de 3 ans:
Vous avez créé vous-même un carnet d'entretien maison, ou avec un logiciel;
Vous avez obtenus des documents d'un professionnel (carnet d'entretien, étude du fonds de prévoyance, plan de gestion d'actif), mais ces derniers ne présentent pas les contenus d'un carnet d'entretien tel que décrit dans le règlement final.
Si votre carnet d'entretien est reconnu, selon le projet de règlement, il faudrait prévoir une révision 5 ans après la date d'obtention. En effet, même si votre copropriété aurait droit de réviser son carnet d'entretien aux 10 ans, il semble que le projet de règlement n'a pas étendu cette possibilité pour ceux produits dans les deux ans avant l'entrée en vigueur du règlement. Nous espérons que ceci sera corrigé dans la version finale.
ATTENTION ⚠️ : votre carnet d'entretien sera-t-il vraiment valide?
Ici, il est essentiel de comprendre que ce qui est important c'est le contenu et non la terminologie.
Dans le flou qui régnait pendant les années où on attendait le projet de règlement découlant du projet de loi 16, certains professionnels ont pu vous livrer un document qui s'appelle « étude du fonds de prévoyance » ou encore « plan de gestion de l'actif », mais qui contient quand même les éléments constitutifs de ce que le règlement appelle « carnet d'entretien », c'est à dire un inventaire, une évaluation de l'état des éléments, une planification des travaux majeurs sur au moins 25 ans et une planification des entretiens.
S'il s'agit du cas de votre copropriété, vous pourrez considérer que vous avez en main un carnet d'entretien valide selon les exigences du projet de règlement de la loi 16, à condition d'avoir obtenu ces documents dans les deux ans précédant l'entrée en vigueur du règlement.
Les exigences du règlement de la loi 16 sur l'étude de fonds de prévoyance
Alors que le carnet d'entretien doit établir une planification des réparations majeures et remplacements de parties communes de l'immeuble, en se basant sur la condition actuelle des éléments révélée par une inspection, l'étude de fonds de prévoyance se concentre sur l'estimation des coûts de ces interventions en plus de présenter des scénarios de financement du fonds.
L'étude du fonds de prévoyance a donc pour principal objectif de conseiller le syndicat de copropriété sur les sommes à contribuer au fonds de prévoyance pour que ce dernier soit suffisant pour payer les réparations majeures et remplacements des parties communes de votre immeuble à condos.
Un des aspects les plus intéressants du règlement du projet de loi 16 est la complémentarité établie entre entre le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance.
En effet, le carnet d'entretien couvre le volet « bâtiment », alors que l'étude de fonds de prévoyance couvre le volet « financement » de votre copropriété.
Entrons dans les détails.👇
Selon le règlement du projet de loi 16 pour les condos, l'étude du fonds de prévoyance doit être basée sur la description des réparations majeures et remplacements prévus sur 25 ans, tel que présenté dans le carnet d'entretien de la copropriété, établi professionnellement selon les exigences du règlement.
L'étude de fonds de prévoyance devrait donc être réalisée après avoir fait établir le carnet d'entretien, ou en même temps, ce qui est l'option préférable pour minimiser les coûts et assurer la cohérence des deux documents.
Ensuite, l'étude de fonds de prévoyance doit être réalisée par un membre d'un ordre professionnel autorisé, qui n'est pas sur le CA du syndicat, gérant de l'immeuble, copropriétaire ou résident. Les copropriétés ne peuvent pas la réaliser elles-mêmes.
Voici les ordres professionnels dont les membres sont autorisés à réaliser l'étude de fonds de prévoyance d'une copropriété :
Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);
Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);
Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ);
Les membres de l'ordre des comptables professionnels agréés (CPA).
L'étude devrait, au minimum, contenir les informations suivantes:
le montant total du fonds de prévoyance à la date de la réalisation de l’étude;
une estimation du coût de chaque réparation majeure et de chaque remplacement à l’année de réalisation indiquée au carnet d’entretien;
une recommandation sur le montant minimum devant être disponible au fonds de prévoyance au début de chaque année et sur les sommes à y verser annuellement;
les calculs faits pour établir les montants visés aux deux points précédents.
Puisque l'étude doit être basée sur les re,mplacements et réparations majeures à effectuer durant les 25 prochaines années, tels que prévus au carnet d'entretien, on en déduit que l'étude doit également porter sur les 25 prochaines. Le projet de règlement ne semble toutefois pas proscrire qu'une étude puisse proposer des scénarios sur une plus longue portée. Nous espérons que la version officielle du règlement sera plus précise à cet effet.
Votre étude de fonds de prévoyance doit être mise à jour périodiquement
Les mises à jour de l'étude du fonds de prévoyance devront être réalisées, selon le règlement, tous les 5 ans, et ce, peu importe la taille de la copropriété.
Ici, on peut déjà s'imaginer des légions de petites copropriétés sursauter. Plusieurs ont déjà fait réaliser une étude du fonds de prévoyance, qui a probablement coûté dans les milliers de dollars, et pourraient être découragés par l'idée de devoir faire une telle dépense tous les 5 ans.
C'est là qu'il faut faire très attention et réaliser, comme nous l'avons dit plus haut, qu'avant l'arrivée de ce projet de règlement, le terme "étude du fonds de prévoyance" avait le dos large. Encore aujourd'hui, si vous visitez les sites web de plusieurs firmes, ceux-ci vous diront que l'étude du fonds de prévoyance comprend une inspection, un rapport d'état d'immeuble, l'inventaire des composantes, la planification des travaux, etc, etc, etc. Le projet de règlement établit que ce n'est pas le cas. Tout ces éléments font partie du carnet d'entretien! Pour les petites copropriétés qui pourront faire réviser leur carnet d'entretien aux 10 ans, la révision de l'étude aux 5 ans ne consistera qu'à mettre à jour les coûts de travaux prévus sur 25 ans et les scénarios de contribution au fonds de prévoyance. Cette mise à jour ne devrait pas coûter très cher.
Entrée en vigueur et dates limites concernant l'étude de fonds de prévoyance des copropriétés
Le règlement découlant du projet de loi 16 pourrait être publié en version finale au plus tôt dans 45 jours, soit vers la fin du mois d'octobre 2024 puis entrer en vigueur 15 jours plus tard, soit vers la mi-novembre 2024. Selon les ajustements que le gouvernement décidera de faire, ça pourrait s'allonger un peu.
Les copropriétés existantes auront 3 ans pour faire préparer une étude du fonds de prévoyance, telle que décrite par le projet de règlement. La date limite exacte reste à confirmer, mais ça devrait être quelque part vers la fin de 2027 ou au début de 2028, sous toutes réserves.
Pour les nouvelles copropriétés (en cours de construction ou qui seront construites dans le futur), ces nouvelles obligations seront effectives immédiatement dès l'entrée en vigueur du règlement. La date exacte reste confirmer, mais ça devrait être quelque part en novembre ou décembre cette année. Les promoteurs immobiliers devront remettre aux syndicats de copropriété un carnet d'entretien préparé par un professionnel indépendant dans les semaines suivant la tenue de l'assemblée extraordinaire de transition.
Reconnaissance des études de fonds de prévoyances déjà réalisées
Si vous avez obtenu une étude de fonds de prévoyance réalisée par un professionnel autorisé (OTPQ, OIQ, OAQ, OEAQ, CPA) avant l'entrée en vigueur du règlement qui devrait être vers la fin de 2024 ou au début de 2025, sous toutes réserves, cette dernière sera bien valide.
Les exigences du règlement de la loi 16 sur l'attestation du syndicat de copropriété
Chez Hoodi, nous le disons depuis longtemps : l'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété est, à notre avis, l'élément le plus sous-estimé du projet de loi 16.
En effet, cette attestation, qui devra, à de l'entrée en vigueur du projet de règlement, être obligatoirement fournie par le syndicat de copropriété à tout copropriétaire qui fait face à une promesse d'achat pour son unité de condo, permettra aux futurs acheteurs d'avoir l'heure juste sur plusieurs aspects importants de la copropriété. Le syndicat devra remettre cette attestation dans un délai de 15 jours au copropriétaire qui la demande.
Cette attestation étant largement inspirée du « Status Certificate » en vigueur depuis longtemps en Ontario, elle vise à renseigner l'acheteur autant sur l'état physique de l'immeuble à condos que sur l'état des finances de la copropriété et son administration.
L'attestation sur l'état de la copropriété doit présenter les informations suivantes :
Le montant total du fonds de prévoyance ainsi que la recommandation de l’étude du fonds de prévoyance quant au montant minimum devant être disponible à ce fonds au début de l’année en cours;
Le montant total des contributions aux charges communes exigées des copropriétaires par le syndicat lors des 2 années précédentes, et le montant total des contributions aux charges communes payées par les copropriétaires au cours de cette période;
Le montant total des liquidités dont dispose le syndicat pour payer les dépenses courantes de fonctionnement de la copropriété;
Le montant du surplus ou du déficit annuel apparaissant aux 2 derniers états financiers de la copropriété;
une mention à l’effet que le syndicat est le titulaire des polices d’assurance auxquelles il doit souscrire en vertu de l’article 1073 du Code civil;
Le montant total du fonds d’auto assurance et le montant de la plus haute franchise prévue par les assurances souscrites par le syndicat;
Une description sommaire :
des inspections et expertises réalisées à l’initiative du syndicat, au cours des 5 dernières années, qui ont porté sur l’état général de l’immeuble ou de l’une de ses principales composantes;
des sinistres ayant affecté, au cours des 5 dernières années, la partie privative faisant l’objet de la vente ou les parties communes de l’immeuble;
des réparations majeures et des remplacements effectués sur les parties communes au cours des 5 dernières années, et ceux prévus pour les 10 prochaines années ou devant être effectués à brève échéance à la suite d’un imprévu;
des litiges en cours auxquels est partie le syndicat et qui font l’objet d’une procédure devant un tribunal.
L’attestation devra être datée et comporter la signature de la personne autorisée à la donner ainsi que son nom et sa qualité.
Deux notes importantes en lien avec les exigences relatives à l'étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien. Dans les dernières années, plusieurs opposants à ces éléments du projets de loi 16 se plaisaient à dire qu'ils pouvaient ne pas se conformer, puisque de toute façon il n'y avait pas de mécanisme pour pénaliser les copropriétés non conformes. En devant fournir à tout acheteur l'état du fonds de prévoyance par rapport aux recommandations de l'étude et renseigner l'acheteur sur les travaux majeurs prévus dans les 10 prochaines années, on vient rendre la vie plus difficile aux copropriétés non-conformes, et ces condos moins intéressants pour les acheteurs.
À noter que les exigences concernant l'attestation sur l'état de la copropriété entreront en vigueur en même temps que le règlement. La date exacte reste à confirmer, mais ça devrait être quelque part vers la fin de 2024 ou au début de 2025, sous toutes réserves. Il n'y a pas de période tampon comme c'est le cas pour le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance.
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