[Cet article a été mis à jour suite à la publication du projet de règlement le 11 septembre 2024]
Si vous vivez en condo, vous avez certainement entendu parler du projet de loi 16 intitulé « Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant principalement le financement et la gouvernance des syndicats de copropriétaires » et des deux grandes lignes entourant celui-ci :
l'étude du fonds de prévoyance
le carnet d'entretien
Nos experts Hoodi vulgarisent et résument pour vous le projet de loi 16 concernant les condos, notamment les éléments les plus importants (et nouveaux) qui touchent les copropriétés divises.
Pour accéder rapidement aux différentes sections de l'article :
Pourquoi le projet de loi 16 pour les condo a-t-il été créé?
Changements concernant l'étude de fonds de prévoyance pour les condos
Changements concernant le carnet d'entretien pour les condos
Ce que dit le projet de loi 16 sur les parties communes à usage restreint
La clause pénale encadrée par le projet de loi 16 pour les condos
Les décisions maintenant facilitées grâce à la majorité renforcée
Le projet de loi 16 pour les condos mise sur la transparence des décisions prises
Autres changements notables du projet de loi 16 pour les condos
Service d'étude de fonds de prévoyance et carnet d'entretien offert par Hoodi
D'abord, pourquoi le projet de loi 16 pour les condos a-t-il été créé?
Le projet de loi 16 pour les condos a vise à moderniser et à améliorer le cadre législatif régissant les copropriétés au Québec, dans le but de mieux protéger les droits des copropriétaires et d'assurer une gestion plus transparente et efficace des immeubles à condos.
Pour réformer la gouvernance des copropriétés
Le projet de loi 16 vise à améliorer la gouvernance des syndicats de copropriétaires en introduisant des mesures pour assurer une meilleure gestion et une plus grande transparence dans les décisions prises au sein des copropriétés.
Pour renforcer la protection des copropriétaires
Le projet de loi 16 prévoit également des mesures visant à renforcer la protection des copropriétaires, notamment en ce qui concerne la gestion des fonds de la copropriété et l'accès à l'information pertinente.
Pour clarifier les responsabilités et les règles financières
Le projet de loi 16 vise à clarifier les responsabilités des différents acteurs impliqués dans la gestion des copropriétés, ainsi que les règles financières régissant le fonctionnement de ces dernières.
Pour améliorer les mécanismes de règlement des conflits
Le projet de loi 16 introduit également des mécanismes améliorés de règlement des conflits entre les copropriétaires et le syndicat, afin de favoriser une résolution plus rapide et plus efficace des différends.
Dates clés sur le projet de loi 16 pour les condos
13 décembre 2019 : adoption du projet de loi 16;
10 janvier 2020 : la majorité des articles concernant la copropriété divise (mais pas tous!) sont entrés en vigueur;
11 septembre 2024 : publication d'un projet de règlement pour encadrer l'étude du fonds de prévoyance, le carnets d'entretrien et l'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété.
Pas encore fait : Adoption du règlement
Pas encore fait : Entrée en vigueur du règlement
Changements concernant l'étude de fonds de prévoyance pour les condos
Petit rappel de la raison d'être d'une étude de fonds de prévoyance
Il s'agit d'une évaluation réalisée régulièrement pour déterminer les besoins financiers à long terme de la copropriété en vue de couvrir les coûts des réparations majeures et des remplacements des parties communes de l'immeuble.
Mais... l'étude de fonds de prévoyance était-elle déjà obligatoire pour les condos avant le projet de loi 16? 🤔
Non, elle ne l'était pas. Ce qui était (et est toujours) obligatoire, en revanche, c'est d'avoir un fonds de prévoyance et le provisionner selon les coûts estimatifs des réparations majeures et remplacements (le minimum légal est fixé à 5% du budget annuel de la copropriété).
Fonds de prévoyance insuffisants
Ce qui cause problème pour une grande majorité de copropriété est que plusieurs d'entre elles investissent uniquement le montant minimum légal et n'ont pas les compétences pour prévoir les sommes requises à court, moyen et long terme concernant leurs travaux d'entretien, ce qui apporte un lot de problématiques importantes pour les copropriétés (et pour le portefeuille des copropriétaires!) :
Immeubles à condos mal entretenus;
Contributions spéciales répétées;
Budgets irréalistes de promoteurs immobiliers;
Manque d'équité entre les générations d'acheteurs de condos.
Suite à cela, le législateur a décidé d’obliger les syndicats à faire réaliser leur étude de fonds de prévoyance par un professionnel en bâtiment, et ce, périodiquement. La fréquence de mise à jour sera déterminée par un règlement et pourra varier selon les caractéristiques de l'immeuble.
L’étude du fonds de prévoyance permet, entre autres, d’établir les contributions annuelles des copropriétaires au fonds de prévoyance en fonction des remplacements et réparations majeures prévus au carnet d'entretien de l'immeuble, également préparé par un professionnel du bâtiment (souvent le même).
À l'adoption du règlement, qui pourra réaliser l'étude de fonds de prévoyance de ma copropriété?
Le gouvernement adoptera prochainement un règlement découlant du projet de loi 16 qui déterminera les ordres professionnels dont les membres seront autorisés à faire réaliser une étude de fonds de prévoyance. Le 11 septembre 2024, le gouvernement a publié un projet de règlement. Bien que la version finale pourrait être modifiée avant l'adoption finale, on peut déjà avancer que, selon ce projet de règlement, les professionnels qui seront autorisés à réaliser les études du fonds de prévoyance seront :
Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);
Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);
Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ);
Les membres de l'ordre des comptables professionnels agréés (CPA).
À noter que, toujours selon le projet de règlement, l'étude devra être basée sur le carnet d'entretien de l'immeuble. Par conséquent, un syndicat aura intérêt à faire établir le carnet d'entretien AVANT l'étude du fonds de prévoyance, ou en même temps (idéal).
Quand l'étude de fonds de prévoyance de ma copropriété devra-t-elle être réalisée par un professionnel?
À partir de la date d'adoption du règlement du projet de loi 16 (probablement d'ici la fin de 2024), les copropriétés existantes du Québec auront 3 ans pour se munir d’une étude de fonds de prévoyance réalisée par un professionnel autorisé.
Le règlement n'étant pas encore adopté, ce compte à rebours de 3 ans n'est pas encore commencé et la date limite est donc encore inconnue pour le moment. Aux dernières nouvelles, on s'attend à une adoption en 2024, ce qui placerait la date limite quelque part en 2027.
Reconnaissance pour les copropriétés qui s'y prendront à l'avance!
Le règlement va aussi introduire un mécanisme de reconnaissance pour les études réalisées dans les 2 années précédant l'adoption du règlement.
Selon le projet de règlement publié le 11 septembre 2024, les études produites par les professionnels autorisés (OIQ, OAQ, OTPQ, OEAQ, CPA) seront valides. Les études considérées valides devront être mises à jour 5 ans après la date d'obtention.
Les autres obligations concernant l'étude de fonds de prévoyance pour les condos
S’assurer qu’une mise à jour soit faite aux 5 ans, selon le projet de règlement du 11 septembre 2024;
Se baser sur les recommandations de l’étude pour déterminer les contributions au fonds de prévoyance (cette disposition sera en vigueur après l'entrée en vigueur du règlement);
Tenir l’étude à disposition des copropriétaires (dans le registre de copropriété);
Si l’étude révèle que le fonds de prévoyance actuel est insuffisant, le syndicat disposera de 10 ans pour combler l’écart. En réalité, le professionnel qui réalisera votre étude du fonds de prévoyance devrait vous proposer des scénarios en tenant compte de cette exigence.
Changements concernant le carnet d'entretien pour les condos
Au même titre que l’étude de fonds de prévoyance, le législateur demande aux syndicats de copropriété de se munir d'un carnet d’entretien de l'immeuble et de le tenir à jour.
Qui peut élaborer le carnet d'entretien de votre copropriété?
Selon le projet de règlement publié le 11 septembre 2024, voici les professionnels qui pourraient établir le carnet d'entretien d'une copropriété:
Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);
Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);
Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ).
Toujours selon le projet de règlement, l'étude du fonds de prévoyance devrat être basée sur le carnet d'entretien. Les syndicats ont tout intérêt à faire préparer leur carnet d'entretien par le même professionnel du bâtiment qui fera l'étude de fonds de prévoyance afin d'assurer la cohérence entre ces deux outils indispensables et réduire les frais. Les firmes spécialisées en copropriété, telles que Hoodi, devraient pouvoir vous préparer ces deux documents sans problème.
Le projet de loi 16 ajoute du Code civil du Québec l'article 1070.2 qui stipule que "Le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel décrit notamment les entretiens faits et à faire. Il tient ce carnet à jour et le fait réviser périodiquement."
Le projet de loi 16 nous permet donc de distinguer deux volets du carnet d'entretien, soit la planification et l'archivage. Parmi les exigences détaillées dans le projet de règlement du 11 septembre 2024, on peut bien distinguer ces deux volets que doit couvrir le carnet d'entretien :
Volet de planification (quels travaux, entretiens et maintenances doivent être réalisés et quand faut-il les faire)
Selon le projet de règlement du 11 septembre 2024, le carnet d'entretien devrait couvrir les éléments suivants:
Un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareils et équipements qui les composent, mais aussi ceux installés dans les parties privatives de l’immeuble et dont le syndicat est responsable de l’entretien;
Les dates d’installation, si connues, des éléments de cet inventaire;
Les travaux d’entretien requis pour ces éléments, ainsi que la fréquence à laquelle ils doivent être effectués;
Une évaluation de l’état et de la durée de vie utile restante des matériaux, appareils et équipements décrits au carnet d’entretien;
Sur la base de cette évaluation, une description des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun de ces matériaux, appareils et équipements, durant les 25 prochaines années, doit être incluse au carnet d’entretien. Une année de réalisation doit être indiquée pour chaque réparation majeure et remplacement à effectuer.
Volet archivage (qui a réalisé les travaux et les entretiens et quand ont-ils été faits)
Selon le projet de règlement du 11 septembre 2024, les éléments suivants devraient être archivés au carnet d'entretien lors des mises à jour par le syndicat:
Les dates à laquelle les entretiens prévus au carnet d'entretien ont été faits;
Les dates auxquelles des réparations courantes ont été effectuées;
Les contrats conclus pour la réalisation des travaux d’entretien et des réparations courantes
Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant;
Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée dans le passé, le cas échéant;
Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.
Attention! Le carnet d'entretien est un document « vivant »
Il faut comprendre que ce n'est pas tout d'avoir un document qui décrit les entretiens à faire : le carnet d'entretien est un document « vivant » dans lequel le syndicat de copropriété devra consigner les opérations qui sont réalisées au fil du temps.
D'ailleurs le projet de règlement du 11 septembre 2024 prévoit spécifiquement que le syndicat doit faire une mise à jour au minimum 1 fois par année pour y ajouter toutes les informations et documents du point précédenat concernant les interventions réalisées.
Quand faut-il faire réaliser le carnet?
Dès que le règlement sera adopté, les syndicats auront 3 ans pour mettre en place un carnet d'entretien.
Quelles sont les autres obligations concernant le carnet d'entretien?
Faire réviser périodiquement le carnet d'entretien. Selon le projet de règlement, le carnet d'entretien devrait être révisé par un professionnel tous les 5 ans, sauf pour les immeubles présentant certaines caractéristiques (au plus 2 étages hors-sol et au plus 8 unités). Pour ceux-là, ça serait aux 10 ans.
Le syndicat doit tenir à jour le carnet d'entretien;
Tenir le carnet d'entretien à disposition des copropriétaires (registre de copropriété).
Est-ce que le service d'étude de fonds de prévoyance offert par Hoodi comprend aussi un carnet d'entretien?
Absolument! Chez Hoodi, nous réalisons le carnet d'entretien en même temps que l'étude du fonds de prévoyance, puisque cette dernière doit s'appuyer sur le carnet d'entretien.
Pour faciliter la tenue du carnet d'entretien par le syndicat, nous offrons aussi la possibilité de transférer les données de votre carnet d'entretien dans Hoodi, notre logiciel de carnet d'entretien numérique. Lorsque votre étude de fonds de prévoyance et votre carnet d'entretien auront été réalisés par notre équipe, le transfert se fait en un claquement de doigts!
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Ce que dit le projet de loi 16 sur les parties communes à usage restreint
L'ancienne version de l'article 1064 du Code civil du Québec donnait lieu à toute une variété d'interprétations de la part des syndicats. Certains remettaient les travaux majeurs de parties communes à usage restreint entre les mains des copropriétaires ayant le droit d'usage, d'autres seulement l'entretien et les réparations mineures.
Le projet de loi 16 pour les condos précise que les copropriétaires ayant l'usage de parties communes à usage restreint contribuent seuls aux charges d'entretien et réparations courantes.
Pour les remplacements et réparations majeures, tous les copropriétaires doivent contribuer (via le fonds de prévoyance).
Cependant, la nouvelle mouture de l'article permet d'avoir une répartition différente des contributions au fonds de prévoyance pour ces éléments. Il est donc possible que seulement copropriétaires, qui ont des droits d'usage sur des parties communes à usage restreint, contribuent seuls à un fonds de prévoyance pour le remplacement ou les réparations majeures éventuelles de ces parties, à condition que cette répartition soit prévue dans la déclaration de copropriété. Si des telles particularités n'existent pas, il est possible de modifier la déclaration, mais la modification devra faire l'objet d'un vote de l'assemblée des copropriétaires et être notariée.
Attention: que certains copropriétaires contribuent seuls à un fonds de prévoyance pour le remplacement et les réparations majeures de parties communes à usage restreint ne veut pas dire qu'ils doivent eux-mêmes s'occuper de ces travaux! Même dans un tel cas, c'est le syndicat qui est responsable de gérer ces travaux, qui devraient être financés avec le fonds de prévoyance (ou contribution spéciale si nécessaire), mais les contributions peuvent être modulées par des clauses se trouvant dans la déclaration de copropriété.
La clause pénale encadrée par le projet de loi 16 pour les condos
La clause pénale est la clause qui permet de pénaliser, sous forme de perte temporaire de certains droits ou encore d’amendes, des copropriétaires qui ne respectent pas la déclaration de copropriété (ex : faire des travaux sans autorisation, fumer à un endroit qui n’est pas permis, ne pas payer ses frais de condo, etc).
Historiquement, la clause pénale était typiquement introduite dans le règlement de l’immeuble par le syndicat de copropriété. Le règlement de l'immeuble est la partie de la déclaration de copropriété qui peut être amendée/modifiée avec un vote de l’assemblée à majorité simple (le critère de vote le plus facile à obtenir parmi toutes les décisions devant être soumises à l'assemblée).
Avec le projet de loi 16 pour les condos, la modification d’une clause pénale existante ou l’ajout d’une clause pénale requiert une modification à l’acte constitutif, ce qui nécessite un vote à majorité renforcée. Les changements à l’acte constitutif doivent également être notariés et publiés au registre foncier.
Les décisions maintenant facilitées grâce à la majorité renforcée
Anciennement, en copropriété divise, les absents avaient raison : les votes à double majorité en assemblée nécessitaient la majorité des copropriétaires représentant 75% des voix de l’ensemble des copropriétaires.
Ainsi, il arrivait régulièrement que certaines décisions importantes (celles prévues à l'article 1097 du Code civil) ne pouvaient pas être prises en raison de l’absence d’un trop grand nombre de copropriétaires aux assemblées.
Désormais, avec le projet de loi 16 pour les condos, les absents ont tort puisque le critère de vote a été modifié. En effet, ces mêmes décisions (celle de l'article 1097 du Code civil) nécessitent 75% des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée.
Avec le projet de loi 16 pour les condos, les absents n'ont donc plus d'impact sur ces décisions importantes, tant que le quorum pour tenir l'assemblée est atteint.
Le projet de loi 16 pour les condos mise sur la transparence des décisions prises
Le conseil d’administration a désormais l’obligation de notifier les copropriétaires du procès-verbal de toute réunion tenue ou toute résolution adoptée dans les 30 jours suivant la réunion ou l’adoption de la résolution.
Le procès-verbal des assemblées doit aussi être notifié aux copropriétaires dans les 30 jours suivant la tenue des assemblées.
Nouvelles obligations pour les promoteurs immobiliers
Bonne nouvelle pour les nouvelles copropriétés : les promoteurs immobiliers auront l’obligation de livrer au syndicat de copropriété :
une étude de fonds de prévoyance;
un carnet d’entretien;
la description des parties privatives;
les plans tels que construits.
Et ce, 30 jours suivant la formation du nouveau conseil d’administration lors d’une assemblée extraordinaire (souvent appelée « assemblée de transition », soit l’assemblée où le promoteur remet l’administration au conseil d’administration nouvellement élu).
Les promoteurs immobiliers deviennent également responsables de tout préjudice causé par son défaut de remettre ces documents. Évidemment, les promoteurs immobiliers n'ont pas à livrer une étude de fonds de prévoyance et un carnet d'entretien tant que le règlement ne sera pas adopté.
Cette nouvelle obligation permettra notamment aux nouveaux syndicats de copropriété de ne payer que pour les mises à jour de l'étude de fonds de prévoyance, ce qui devrait être moins coûteux que de payer pour une toute nouvelle étude.
Autre nouveauté intéressante du projet de loi 16 concernant les promoteurs immobiliers
Si le budget prévisionnel du promoteur immobilier est insuffisant pendant le premier exercice financier complet suivant la perte de contrôle du promoteur sur le syndicat de copropriété (événement souvent appelé « assemblée de transition »), le promoteur immobilier doit rembourser la différence au syndicat.
Le syndicat pourrait donc avoir des recours si, par exemple, les coûts de déneigement au budget prévisionnel étaient déraisonnablement bas, ou si encore le budget prévisionnel ne prévoyait pas des contributions suffisantes au fonds de prévoyance.
Autres changements notables du projet de loi 16 pour les condos
Le projet de loi 16 pour les condos apporte beaucoup d’autres nouveautés dans le domaine de la copropriété divise. En voici une liste non-exhaustive :
Le copropriétaire devra remettre au promettant acheteur de sa fraction une attestation du syndicat sur l'état de la copropriété. Cette disposition n'est pas en vigueur : elle le sera lors de l'adoption du règlement qui viendra définir le contenu de cette attestation;
Un administrateur qui ne paie pas ses charges communes pendant plus de 3 mois est destitué automatiquement;
Le conseil d’administration peut utiliser le fonds de prévoyance pour faire des réparations majeures et travaux de remplacements de parties communes sans consulter l’assemblée. Cette disposition vient uniformiser les pratiques des différents syndicats, puisque certains CA utilisaient le fonds sans demander l'autorisation, alors que d'autres soumettaient ces questions à un vote de l'assemblée;
Plusieurs nouveaux mécanismes de contestation de décisions du conseil d’administration sont maintenant entrés en vigueur.
Confiez la réalisation de votre étude de fonds de prévoyance et carnet d'entretien à Hoodi
Soyez proactif face aux exigences du projet de loi 16 (dont l'adoption du règlement est imminente) et faites réaliser dès maintenant votre étude de fonds de prévoyance et carnet d'entretien par les professionnels du bâtiment de Hoodi. Vous pouvez commander votre étude directement en ligne. 👇
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Sources :
