La gestion d'une copropriété divise au Québec implique plusieurs responsabilités, dont l'une des plus importantes est la création et la contribution à un fonds de prévoyance.
Ce fonds, essentiel pour assurer la pérennité d'un immeuble à condos, est destiné à financer les réparations majeures et le remplacement des parties communes de la copropriété.
Mais... à combien la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance devrait-elle s'élever? Et quel sera l'impact sur les frais de condo que chacun doit débourser? 🤔
Dans cet article, nous aborderons les aspects clés pour vous permettre de bien gérer la contribution au fonds de prévoyance de votre copropriété, notamment :
la détermination du montant à verser annuellement;
les contributions additionnelles pour les parties communes à usage restreint;
l'ouverture d'un compte bancaire spécialement destiné au fonds de prévoyance;
le placement du fonds de prévoyance et;
le décaissement des sommes nécessaires pour effectuer les réparations majeures sur l'immeuble à condos.
1. Déterminez le montant annuel à placer dans le fonds de prévoyance
La première étape consiste à la détermination du montant à verser annuellement dans le fonds de prévoyance. Il s'agit d'une étape cruciale pour assurer la santé financière de votre copropriété.
Ce montant doit être suffisant pour couvrir les dépenses prévisibles pour les réparations et les remplacements à long terme des parties communes.
Comment calculer le montant du fonds de prévoyance de votre copropriété
La façon la plus sûre de connaître le montant réel nécessaire à placer dans votre fonds de prévoyance est de faire réaliser une étude du fonds de prévoyance par un professionnel en bâtiment.
N'oubliez pas que votre immeuble est avant tout votre actif financier majeur et qu'il est plus prudent de confier cette tâche à un professionnel.
L'étude de fonds de prévoyance par un professionnel bientôt obligatoire
Avec le projet de loi 16 adopté en décembre 2019, ce n'est maintenant qu'une question de temps avant que cet exercice soit rendu obligatoire pour toutes les copropriétés divises au Québec.
Il y a d'ailleurs plusieurs avantages (notamment financiers) à être proactif et à faire réaliser l'étude de fonds de prévoyance de votre copropriété avant l'adoption du règlement découlant du projet de loi 16. On en liste quelques-uns dans cet article. 👇
Si vous tenez à réaliser ce calcul vous-même, même si nous ne vous recommandons pas cette option, notamment compte tenu de l'ampleur des conséquences qu'un montant trop bas pourrait provoquer, nous expliquons en détail comment procéder dans cet article.
Hoodi peut réaliser l'étude de fonds de prévoyance de votre copropriété
La bonne nouvelle, c'est que l'équipe de professionnels en bâtiment de Hoodi offre un service d'étude de fonds de prévoyance et carnet d'entretien pour les copropriétés à la grandeur du Québec! Vous pouvez d'ailleurs visualiser notre tarification et nos différentes promotions en vigueur juste ici.
N'oubliez pas de mettre votre étude de fonds de prévoyance à jour périodiquement
Une fois l'étude du fonds de prévoyance réalisée, il faudra également la faire mettre à jour périodiquement.
Le règlement découlant du projet de loi 16 viendra encadrer la fréquence exacte à laquelle les mises à jour seront requises mais, règle générale, on recommande 5 ans, étant donné que beaucoup de données économiques peuvent changer sur cette période (inflation, coûts des travaux, taux d'intérêts, etc.).
2. Assurez-vous d'inclure la contribution au fonds de prévoyance au budget annuel de la copropriété
Le fonds de prévoyance, un poste de dépense à part entière
Chaque année, le conseil d'administration de la copropriété doit établir un budget annuel prévisionnel, le présenter aux copropriétaires lors de l'assemblée générale annuelle des copropriétaires, puis l'adopter pour le rendre effectif.
Ce budget doit détailler les dépenses annuelles à prévoir pour la copropriété, telles que :
les frais d'entretien;
les frais administratifs;
les assurances;
l'électricité des parties communes;
etc.
La contribution annuelle au fonds de prévoyance devrait être un poste de dépense au budget d'opération de la copropriété comme ceux cités plus haut, tout simplement.
Si votre copropriété possède une étude du fonds de prévoyance, celle-ci devrait vous recommander une contribution à inclure chaque année à votre budget annuel prévisionnel.
N'oubliez pas d'inclure les frais de condo dans le budget annuel de votre copropriété
Pour balancer les dépenses de la copropriété, il faut des revenus! Ces revenus, vous l'aurez deviné, sont principalement les frais de condo que chaque copropriétaire doit verser.
Ces frais de condo sont établis en fonction des dépenses courantes, mais aussi de la contribution au fonds de prévoyance et à celle d'autres fonds (le fonds d'auto-assurance, par exemple).
Les frais de condo typiques incluent :
L'entretien des parties communes (jardinage, nettoyage, etc.);
Les réparations et rénovations nécessaires;
Les assurances pour les parties communes;
Les services publics (électricité, eau, etc.) pour les parties communes;
La gestion et administration de la copropriété;
Les contributions au fonds de prévoyance pour les réparations majeures et le remplacement des équipements.
La répartition des frais de condo
Finalement, on doit répartir les frais de condo entre les fractions selon la valeur relative de ces fractions, qui est déterminée par la déclaration de copropriété.
Optez pour la comptabilité par fonds
Par ailleurs, nous recommandons vivement aux copropriétés une comptabilité par fonds.
Beaucoup de copropriétés ont de la difficulté à établir précisément le solde de leur fonds de prévoyance parce que leur comptabilité n'isole pas bien les entrées et sorties d'argent du fonds de prévoyance. Une comptabilité par fonds éliminera cette problématique!
3. Pensez aux contributions additionnelles pour les parties communes à usage restreint
Dans plusieurs copropriétés, il existe des parties communes à usage restreint, telles que les terrasses ou les stationnements, qui sont utilisées uniquement par certains copropriétaires.
Pour les parties communes à usage restreint, les copropriétaires ayant le droit d'usage doivent s'occuper de l'entretien et des réparations courantes.
Pour ce qui est des réparations majeures et remplacement en fin de vie utile, les travaux devraient être payés avec le fonds de prévoyance.
Toutefois, l'article 1064 du Code civil du Québec stipule que la déclaration de copropriété peut prévoir une répartition différente des charges relatives aux réparations majeures et remplacements des parties communes à usage restreint.
⚠️ Attention : ce n'est pas parce que la déclaration peut prévoir un tel scénario qu'elle le prévoit dans tous les cas, ou qu'on peut décider sur un coin de table de répartir ces charges comme on le souhaite.
Seule une analyse approfondie de la déclaration de copropriété permet de savoir si des règles particulières s'appliquent dans une copropriété donnée.
Voici un exemple d'une telle clause pour une copropriété dans laquelle seulement certains copropriétaires ont des bacs à fleurs en bois intégrés à leur terrasse :
Le coût de remplacement des parties communes à usage restreint et le coût des réparations majeures de ces parties sont acquittées à même le fonds de prévoyance, suivant l’article 1071 du Code civil du Québec. Les contributions au fonds de prévoyance visant à payer des frais de réparation majeure et de remplacement des parties communes à usage restreint sont donc faites en proportion des valeurs relatives des fractions.
Malgré ce qui précède et lorsque la présente déclaration de copropriété le prévoit spécifiquement, il doit être tenu compte, pour établir la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance, des droits respectifs des copropriétaires sur certaines parties communes à usage restreint. Ainsi, toutes les charges de réparations majeures de chaque baril de récupération des eaux de pluie, les bacs à fleurs attenant au balcon du rez-de-chaussée et les cases de rangements seront attribuées aux copropriétaires qui les utilisent.
Les copropriétaires qui utilisent ces parties communes à usage restreint seront tenus, en application de l’article 1072 Code civil du Québec, à une contribution spéciale et périodique au fonds de prévoyance pour les réparations majeures et le remplacement de ces parties.
Dans un tel cas, certains copropriétaires devront faire une contribution additionnelle au fonds de prévoyance qui sera fonction du coût de remplacement éventuel des bacs à fleurs.
Une étude du fonds de prévoyance professionnelle inclura cette analyse pour vous et vous indiquera clairement les sommes dont seulement certains copropriétaires doivent contribuer au fonds de prévoyance.
4. Ouvrez un compte bancaire distinct pour le fonds de prévoyance et le versement des contributions
Afin de faciliter une gestion transparente des différents fonds d'une copropriété, on recommande généralement d'ouvrir un compte bancaire distinct pour le fonds de prévoyance.
Cette approche est nécessaire pour ouvrir des possibilités de placement, mais est également recommandée afin de mieux protéger les sommes disponibles dans le fonds de prévoyance.
La fréquence de transfert des contributions au fonds de prévoyance d'une copropriété
Pour ce qui est de la fréquence à laquelle on devrait transférer les contributions des copropriétaires au fonds de prévoyance, beaucoup de copropriétés choisissent de faire un seul virement à la fin de l'année financière du syndicat de copropriété, et ce, même si la majorité des copropriétés perçoivent les frais de condo sur une base mensuelle.
Sans qu'il ne soit contre-indiqué de procéder de cette façon, il y a deux raisons principales d'envisager de faire des virements mensuels :
1. Mieux protéger les sommes destinées au fonds de prévoyance
En conservant toute l'année les sommes destinées au fonds de prévoyance, les administrateurs pourraient croire, à tort, qu'ils ont plus de marge de manoeuvre avec leur fonds d'opération qu'ils en ont réellement.
En prenant l'habitude de faire des transferts bancaires chaque mois, on s'assure de ne pas utiliser les sommes destinées au fonds de prévoyance pour d'autres usages, ce qui serait d'ailleurs illégal en vertu de l'article 1071 du Code civil du Québec.
2. Optimiser le rendement des placements
Si vous placez les sommes disponibles dans le fonds de prévoyance, ou planifiez de le faire, prendre l'habitude de transférer l'argent chaque mois dans le fonds est une bonne façon d'optimiser le rendement de votre placement.
Une copropriété qui transfèrent de l'argent chaque mois dans un compte qui génère des intérêts ou dans des placements va générer plus d'intérêts chaque mois par rapport à la copropriété qui fait un seul transfert en fin d'année.
Par exemple, si on dépose 1000$ par mois dans un simple compte Desjardins Avantage Entreprise avec un rendement garanti de 2,7%, on aura fait 150$ de plus qu'en faisant un seul versement en fin d'année :
Mois | Placement mensuel | Placement total | Intérêts mensuels | Intérêts totaux | Valeur totale |
1 | 1,000$ | 1,000$ | 0,00$ | 0,00$ | 1,000$ |
2 | 1,000$ | 2,000$ | 2,25$ | 2,25$ | 2002,25$ |
3 | 1,000$ | 3,000$ | 4,51$ | 6,76$ | 3006,76$ |
4 | 1,000$ | 4,000$ | 6,77$ | 13,52$ | 4013,52$ |
5 | 1,000$ | 5,000$ | 9,03$ | 22,55$ | 5022,55$ |
6 | 1,000$ | 6,000$ | 11,30$ | 33,85$ | 6033,85$ |
7 | 1,000$ | 7,000$ | 13,58$ | 47,43$ | 7047,43$ |
8 | 1,000$ | 8,000$ | 15,86$ | 63,28$ | 8063,28$ |
9 | 1,000$ | 9,000$ | 18,14$ | 81,43$ | 9081,43$ |
10 | 1,000$ | 10,000$ | 20,43$ | 101,86$ | 10101,86$ |
11 | 1,000$ | 11,000$ | 22,73$ | 124,59$ | 11124,59$ |
12 | 1,000$ | 12,000$ | 25,03$ | 149,62$ | 12149,62$ |
5. Placez votre fonds de prévoyance dans un placement financier
Depuis l'adoption du projet de loi 16 en décembre 2019, il est désormais autorisé de placer le fonds de prévoyance, en autant que le capital de ces placements soit garanti, que l'on conserve une partie liquide et que le reste soit disponible à court terme.
Afin de rester dans le cadre autorisé par la Loi, il est essentiel pour le conseil d'administration d'arrimer la stratégie de placement avec les projections de dépenses prévues à une étude du fonds de prévoyance.
Notre conseil : consultez un conseiller financier avec votre étude de prévoyance afin d'obtenir une recommandation de stratégie de placement optimale pour vos besoins.
Au sujet du placement du fonds de prévoyance, nous vous recommandons cette excellent ficher pratique du site Condolégal.
6. Prévoyez aussi les décaissements du fonds de prévoyance dans le budget annuel
Le fonds de prévoyance doit servir à payer les réparations majeures et les remplacements prévisibles à réaliser sur l'immeuble à condos.
Par conséquent, le conseil d'administration, armé d'une étude du fonds de prévoyance juste et réaliste, devrait être en mesure, chaque année, de prévoir les décaissements nécessaires du fonds de prévoyance au budget prévisionnel présenté à l'assemblée générale annuelle des copropriétaires. Les projets justifiant ces décaissements peuvent donc être présentés aux copropriétaires par la même occasion.
⚠️ Attention : depuis l'adoption du projet de loi 16, le Législateur a clarifié que c'est le conseil d'administration qui a pleine autorité sur l'utilisation du fonds de prévoyance. Les travaux de remplacement et les réparations majeures de parties communes n'ont donc pas à être soumis à un vote des copropriétaires et, un tel vote, même s'il était tenu, ne serait que purement consultatif (et non décisionnel).
Le syndicat devrait agir en toute transparence avec les copropriétaires
La saine gestion et la transparence appellent néanmoins tout conseil d'administration de copropriété à prendre le temps de présenter à l'ensemble des copropriétaires les travaux d'envergure qui seront effectués et payés avec le fonds de prévoyance de la copropriété.
La saine gestion du fonds de prévoyance, un élément crucial en copropriété divise
En conclusion, la gestion du fonds de prévoyance est une responsabilité clé pour les copropriétés divises au Québec.
En suivant les étapes décrites ci-dessus, les syndicats de copropriétaires peuvent s'assurer que les contributions sont adéquates et bien gérées, ce qui permet de maintenir l'immeuble en bon état et de préserver la valeur des investissements de chacun des copropriétaires.
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