La déclaration de copropriété est le document le plus important pour tout syndicat de copropriété. En effet, c'est dans déclaration de copropriété que tous les éléments qui réglementent la vie collective des copropriétaires et occupants de l'immeuble sont organisés.
Chez Hoodi, nous faisons un devoir d'être à l'écoute en continu des besoins de notre clientèle pour s'assurer que les fonctionnalités de notre carnet d'entretien numérique simplifient la vie des administrateurs de copropriétés au maximum.
Et c'est précisément pourquoi nous vous présentons aujourd'hui notre nouvelle fonctionnalité de recherche facilitée dans votre déclaration de copropriété! 🎉
D'abord, quelques statistiques intéressantes ayant mené à la conception de cette nouvelle fonctionnalité innovante (et exclusive au carnet d'entretien numérique Hoodi!) :
Chez Hoodi, 95% des syndicats de copropriété qui font appel à notre service d'étude du fonds de prévoyance nous remettent une déclaration de copropriété numérisée avec laquelle l'outil de recherche du lecteur PDF ne fonctionne pas;
Chez Hoodi, près de 20% des syndicats de copropriété qui souhaitent faire appel à notre service d'étude du fonds de prévoyance possèdent seulement une version papier de leur déclaration de copropriété et sont donc forcés de la faire numériser pour en faire parvenir une copie à notre équipe.
Dans la communauté Facebook Condo Admin, on estime que près de 30% des questions posées par les administrateurs de copropriété auraient pu être répondues par eux-mêmes en cherchant dans leur déclaration de copropriété (par conséquent, impossible pour les membres du groupe de répondre à leur question!).
La déclaration de copropriété : un document colossal dont la recherche d'information était compliquée
Le défi lié à la recherche dans une déclaration de copropriété
À l'origine, ce document est rédigé par le notaire embauché par un déclarant, souvent le promoteur immobilier, pendant la construction. La déclaration de copropriété doit être signée par le notaire et le promoteur, puis est publiée au registre foncier. Une fois publiée, la déclaration de copropriété donne naissance à la copropriété divise et au syndicat de la copropriété.
Pour publier une déclaration de copropriété au registre foncier, le document est d'abord numérisé à l'aide d'un lecteur à balayage optique (un « scanner »). Le fichier qui en résulte est souvent en format PDF, contenant une série d'images (une image par page) dans lequel il est impossible d'utiliser la fonction de recherche du lecteur de document PDF pour trouver une information plus rapidement.
Lors de l'achat d'une unité de condo, le futur copropriétaire, ou même futur administrateur de copropriété, se voit remettre une version papier de la déclaration de copropriété. Au mieux, le notaire lui fera parvenir la version numérisée en format PDF.
Des informations difficiles à trouver pour les copropriétaires
Lorsque les copropriétaires ou administrateurs se posent des questions sur :
les règlements de leur immeuble à condos;
les règles entourant les assemblées;
les votes;
les quotes-parts;
le fonds de prévoyance;
les pénalités;
etc.
ils devaient effectuer une recherche dans une déclaration de copropriété en format papier faisant plusieurs dizaines de pages ou, encore, dans un document PDF dans lequel il était impossible d'effectuer une recherche rapide à l'aide de mots-clés.
Un irritant majeur pour les administrateurs comme pour les copropriétaires
On déplore souvent que les gens achètent un condo sans connaître le fonctionnement de la copropriété divise et posent des gestes sans d'abord vérifier dans la déclaration ce qui est permis et ce qui ne l'est pas.
Chez Hoodi, nous ne sommes pas de ceux qui diront qu'il est acceptable de ne pas lire la déclaration avant d'acheter. Toutefois, comment peut-on accepter qu'en 2024, le document le plus important de la copropriété soit un document papier de 72 pages ou une numérisation de qualité douteuse dans laquelle on ne peut pas chercher efficacement?
À nos yeux, c'est inacceptable, et c'est la saison pour laquelle nous sommes très fiers de vous présenter cette nouvelle fonctionnalité innovante (et exclusive au carnet d'entretien numérique Hoodi ) qui vous permettra de :
simplifier considérablement la recherche d'information dans votre déclaration de copropriété (aux administrateurs comme à l'ensemble des copropriétaires!);
favoriser le respect des règles qui figurent dans votre déclaration de propriété (puisque les copropriétaires trouveront les réponses à leurs questions bien plus facilement);
faciliter l'autonomie de vos copropriétaires et réduire la charge mentale des administrateurs puisqu'en trouvant l'information souhaitée par eux-mêmes plus facilement, les copropriétaires sont susceptibles de vous contacter moins souvent pour obtenir les réponses désirées;
centraliser votre déclaration de copropriété dans un seul endroit sécurisé : votre carnet d'entretien numérique Hoodi hébergé dans l'infonuagique (Cloud).
Accédez plus rapidement aux informations souhaitées dans votre déclaration de copropriété avec Hoodi
Une technologie exclusive au logiciel Hoodi!
L'intelligence artificielle au service des copropriétés
Grâce à des technologies de reconnaissance optique combinées à l'intelligence artificielle, Hoodi, notre logiciel de carnet d'entretien numérique en mesure de convertir fidèlement votre déclaration de copropriété numérisée en un document texte dans lequel il est possible de chercher et à partir duquel on peut effectuer des « copiés-collés ».
Une technologie fiable qui permet une conversion juste de votre déclaration de copropriété
Certains logiciels offrent des fonctions de conversion de documents numérisés mais, soit le résultat est truffé d'erreurs, soit les documents en français ne sont pas supportés. La technologie exclusive à Hoodi a été développée spécifiquement pour les copropriétés du Québec et permet une conversion extrêmement fidèle au document d'origine.
Voici comment ça fonctionne
Il suffit de téléverser votre déclaration de copropriété, attendre quelques minutes que la magie opère, puis on obtient une nouvelle version du document facilitant réellement la recherche par mots-clés!
Par exemple, vous vous demandez si votre copropriété dispose d'un règlement concernant les animaux? Une petite recherche rapide dans Hoodi et vous obtenez votre réponse!
Un de vos copropriétaires vous a posé la question par courriel? Il vous suffit d'effectuer un simple « copier-coller » et le tour est joué!
La fonctionnalité de recherche simplifiée dans la déclaration de copropriété que nous lançons aujourd'hui n'est qu'une première itération.
Elle est le résultat de plusieurs semaines de travail de notre équipe de développement et elle a été testée avec une pléiade de déclarations de copropriété numérisées de qualité variable, mais nous allons bien entendu demeurer à l'écoute de nos utilisateurs afin d'améliorer cette technologie au fil du temps.
D'autres fonctionnalités novatrices à venir dans Hoodi concernant la déclaration de copropriété
Nous prévoyons ajouter dans les prochains mois des outils supplémentaires qui vous permettront notamment de suligner et d'annoter des éléments dans votre déclaration de copropriété.
Nous vous réservons aussi une grande surprise cet été par rapport aux déclarations de copropriété. Restez à l'affût de ce prochainement lancement en vous abonnant à notre infolettre!
Simplifiez votre vie en copropriété avec le logiciel Hoodi
Hoodi, notre carnet d'entretien numérique, est un logiciel conçu pour réduire le fardeau administratif des administrateurs de copropriétés autogérées et faciliter la vie de l'ensemble des copropriétaires. Outre la planification et la gestion des travaux d'entretien, Hoodi permet aussi :
de gérer les tâches administratives du conseil d'administration de votre copropriété;
de centraliser et organiser tous les documents relatifs à la copropriété
d'accéder rapidement à l'information souhaitée dans votre déclaration de copropriété grâce à notre techologie exclusive de recherche simplifiée.
Vous pouvez tester le logiciel Hoodi par vous-même avec notre essai gratuit de 30 jours (il suffit de créer votre compte), ou assistez à une présentation du logiciel en direct (webinaire de groupe), juste ici. 👇
