Cet article est le quatrième d’une série de 4 portant sur le carnet d’entretien, un outil introduit au Québec par le projet de loi 16. Notre série d’articles vise à accompagner les syndicats de copropriété dans toutes les étapes d'élaboration et de mise en place d'un carnet d'entretien.
Les 4 articles :
4 - Quelles formes peut prendre le carnet d’entretien ? (vous êtes ici)
Dans ce dernier article de la série, nous présentons différentes formes que peut prendre le carnet d'entretien, en plus de présenter les avantages et les inconvénients de chaque option.
En général, trois possibilités s’offrent à vous :
Format papier ;
Format numérique ;
Logiciels spécialisés.
Attention : toutes les instructions ci-dessous pré-supposent qu'un professionnel a élaboré votre carnet d'entretien et vous a, au minimum, livré un plan de maintien d'actif (remplacements et réparations majeures sur au moins 25 ans) ainsi qu'un plan d'entretien et maintenance (entretiens récurrents).
Carnet d'entretien papier
Pour mettre en place un carnet d’entretien au format papier, voici ce que ça prend :
Cahier à anneaux ;
Fiches de suivi des interventions imprimées sur des feuilles 8.5x11 ;
Séparateurs ;
Pochettes pour cahiers à anneaux OU porte-documents.
Voici les étapes de mise en place.
Étape 1 : Prendre votre cartable et le séparer en différentes sections, à l’aide des séparateurs. Voici des exemples de sections :
L’inventaire des éléments ;
Le plan de maintien d'actif (travaux majeurs) ;
L’historique des travaux majeurs ;
La planification des entretiens ;
L’historique des entretiens ;
Les preuves documentaires (contrats de garanties, factures, etc.).
Si vous avez une grande quantité de documents annexés au carnet d’entretien (factures, soumissions, garanties, etc.), les pochettes de cahier à anneaux risquent de devenir rapidement embourbées. Pour remédier à cette situation, on vous suggère d’utiliser un porte-documents pour y consigner une plus grande quantité de documents.
Étape 2 : Extraire les contenus pertinents du carnet d'entretien élaboré par le professionnel :
Inventaire des éléments ;
Plan de maintien d'actif ;
Plan d'entretien et maintenance.
Voici de quoi pourrait avoir l’air la section inventaire :
Voici de quoi pourrait avoir l’air la section du plan de maintien d'actif :
Voici de quoi pourrait avoir l’air le plan d'entretien :
Étape 3 : Remplir les fiches d’intervention au fur et à mesure que des interventions sont réalisées.
On recommande l’utilisation de fiches individuelles, puisque celles-ci contiennent plus d’espace qu’un tableau pour la prise de notes.
Voici à quoi peut ressembler une fiche d'intervention papier :
Pour télécharger le fichier Excel, c'est juste ici :
Pour télécharger la fiche en format PDF, c'est juste ici :
Étape 4 : Conserver et classer les preuves des travaux et entretiens dans le cartable. Vous pouvez les ranger dans une pochette, comme le présente l’image ci-bas :
Même s’il semble tentant de choisir ce format (le papier), celui-ci présente plus d’inconvénients que d’avantages, à notre humble avis.
Avantages du carnet d'entretien papier
Facilité à joindre des documents papiers en annexe (bien que de nos jours, beaucoup de documents sont fournis numériquement) ;
Support simple à utiliser pour les personnes qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique.
Inconvénients du carnet d'entretien papier
Sensible à l’usure du temps ;
Risque d’endommagement par des sinistres ;
Risque de perte ;
Accès difficile pour les copropriétaires ou acheteurs potentiels ;
Difficulté à modifier le format suite à un changement de réglementation.
Maintenant qu'on a fait le tour du format papier, concentrons-nous sur une autre option : le format numérique.
Carnet d'entretien numérique
Pour mettre en place un carnet d’entretien format numérique, voici ce que ça prend :
Structure de dossiers informatisés (idéalement sur un service en ligne qui protège les données et facilite le partage) ;
Document numérique de planification ;
Document numérique d'historique.
Maintenant que vous savez ce que ça prend pour créer un carnet d’entretien en format numérique, voici la marche à suivre, étape par étape. Dans celle-ci, nous utilisons Gmail et Google Disque comme solution d’hébergement infonuagique, bien qu’il en existe plusieurs autres.
Étape 1 : Créer un compte Gmail.
L’adresse courriel Gmail pourra également servir d’adresse de communication pour le syndicat.
Étape 2 : Accéder à Google Disque avec le nouveau compte Gmail.
Voici l’icône que vous devez trouver, en haut à droite :
En cliquant sur ce carré pointillé, vous pourrez ensuite cliquer sur l’icône Google Disque que voici :
Étape # 3 : Créer une arborescence de dossiers dans Google Disque.
Voici les différents dossiers que vous devriez créer :
Un dossier racine "Carnet d'entretien" ;
Un sous-dossier "Éléments" ;
Un dossier pour chaque élément de la copropriété.
Vos documents de planification de d'historique pourront être placés dans le dossier racine "Carnet d'entretien", tel que montré ci-bas :
Voici de quoi ça pourrait avoir l'air la structure de dossiers sous le répertoire "Éléments" en vous basant sur l'inventaire fourni dans le carnet d'entretien élaboré par un professionnel :
Étape 4 : Déposer le document de planification des entretiens et travaux, ainsi que le document d’historique, dans le dossier racine du carnet d’entretien.
Comme mentionné dans un article précédent de cette série, le volet planification nécessite l'apport d'un professionnel. Si vous avez fait élaboré votre carnet d'entretien par un professionnel, vous aurez nécessairement un ou des documents qui présentent la planification des travaux majeurs à long terme et la planification des entretiens courants. Il vous suffit seulement de déposer ces documents dans le dossier planification de votre carnet d’entretien numérique.
Si vous obtenez votre étude/carnet avec Hoodi, voici à quoi pourrait ressembler un extrait de planification des travaux majeurs et remplacements :
Si vous obtenez votre étude/carnet avec Hoodi, voici à quoi pourrait ressembler la planification des entretiens :
Si le document n’est pas à votre goût, il faut idéalement avoir une version modifiable . Par exemple, les études/carnets faits par Hoodi comprennent ces documents en format PDF, mais comprennent également un fichier Excel avec toute la planification des travaux et des entretiens.
Pour ce qui est du document d'historique, tel que mentionné dans un article précédent, ce document doit idéalement préciser la nature de l’intervention, la personne ou l'entreprise qui l’a réalisée et la date de réalisation. Il est aussi important de prévoir un espace pour indiquer où se trouve la documentation pertinente (factures, soumissions, contrats, etc).
Voici notre modèle de tableau pour les entretiens, remplacements et travaux majeurs :
Pour télécharger le fichier Excel, c'est juste ici :
Pour télécharger le tableau en format PDF, c'est juste ici :
Étape 5 : Noter les interventions réalisées au fil du temps dans le document d’historique et déposer les documents pertinents dans le carnet.
Lorsque vous inscrivez une nouvelle intervention dans votre document d’historique, vous pouvez déposer tout document pertinent (factures, photos, soumissions, plans et devis, contrats, etc.) dans le dossier de l’élément concerné (voir l’étape #3).
Voici de quoi peut avoir l'air un dossier avec le nom de l'élément :
Les documents à conserver peuvent être :
Des soumissions ;
Des factures ;
Des contrats et garanties ;
Des plans et devis ;
Toute autre document qui justifie une intervention ou démontrer qu'elle a été réalisée.
Vous pouvez également créer des sous-dossiers pour chaque intervention effectuée pour un élément en particulier. Ceci vous aidera à garder de l'ordre dans vos documents.
Étape 6 : Donner l’accès aux personnes concernées en activant la fonction de partage de dossiers sur Google Disque.
En général, c’est le CA qui manipule le carnet d’entretien. Vous pouvez donc donner accès avec les droits de lecture et écriture à l’entièreté des administrateurs, ou seulement certains d'entre eux. Ils pourront donc consulter le contenu et le modifier au besoin.
Le carnet d’entretien doit toutefois être disponible sur demande pour les copropriétaires, puisqu’il fait partie du registre de copropriété. Pour ceux qui souhaitent une transparence complète, vous pouvez donc partager un accès en lecture seule à tous les copropriétaires. Sinon, vous pouvez donner accès en lecture sur demande, puis révoquer cet accès quand la personne a terminer de consulter.
Pour partager un dossier sur Google Disque, cliquez sur « partager » :
Entrez l’adresse courriel des utilisateurs à qui on souhaite donner l’accès au dossier :
Maintenant que vous savez comment mettre en place un carnet d’entretien numérique, voici quelques informations importantes.
Malgré que nous ayons utilisé la solution infonuagique de Google (Gmail + Google Disque) dans notre exemple, il existe plusieurs autres solutions, telles que Dropbox, OneDrive, etc. Vous avez donc la liberté de choisir celle qui vous convient le mieux.
Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de solution d’hébergement infonuagique et de conserver le carnet d’entretien sur l’ordinateur d’un administrateur. Toutefois, nous ne recommandons pas d’agir ainsi, puisqu’il y a des risques accrus en perte de données (bris de l’ordinateur, piratage, virus, etc). Si vous optez pour cette option, un conseil : faites des copies de sauvegarde régulièrement ! 🙏
De plus, la conservation du carnet d’entretien sur un ordinateur personnel compromet grandement son accessibilité à tous. Les personnes qui souhaitent consulter le contenu devront déranger la personne qui le détient. Cet aspect est problématique pour les autres administrateurs qui souhaitent collaborer à tenir le carnet d’entretien, mais est aussi problématique lorsqu’un copropriétaire désire le consulter (on se rappelle que le carnet d’entretien fait partie du registre de copropriété, par conséquent les copropriétaires peuvent demander à le consulter).
Même si on opte pour une solution infonuagique, qui offre plusieurs avantages, il y a tout de même certains inconvénients :
Avantages du carnet d'entretien numérique :
Facilité d’accès aux administrateurs et copropriétaires (si on utilise un hébergement infonuagique) ;
Facilité d’utilisation pour les personnes qui sont à l’aise avec l’informatique ;
Moins de risques de perte / usure de documents (surtout avec une solution infonuagique) ;
Facilité à joindre des photos, des factures ou tout autre document numérique ou numérisé.
Inconvénients du carnet d'entretien numérique :
Ce n’est pas tout le monde qui est à l’aise avec l’informatique ;
Numérisation des preuves papier (même si les documents papiers sont de moins en moins fréquents) ;
Beaucoup de solutions possibles, ce qui rend complexe l’analyse des options et le choix ;
Beaucoup d’étapes de mise en place ;
Des utilisateurs peuvent effacer du contenu par erreur ;
Temps à investir pour bien classer les documents et qu’il soit facile de les retrouver.
Carnet d'entretien Hoodi
Il existe quelques options de logiciels spécialisés pour le carnet d’entretien numérique, mais on peut les compter sur les doigts d’une seule main. Dans notre exemple, nous utiliserons le logiciel développé par Hoodi. À la suite de votre lecture, vous pourrez juger si l’utilisation d’un logiciel spécialisé serait intéressante pour votre syndicat de copropriété.
Afin de faire un choix qui répond à vos besoins, voici quelques questions à vous poser lorsque viendra le temps de choisir un logiciel spécialisé :
Est-ce que le logiciel est simple d’utilisation ?
Est-ce que le logiciel permettra d’être plus efficace ? De sauver du temps ?
Est-ce que le logiciel permettra de réduire nos risques de pertes de données ?
Est-ce que le logiciel aidera à mieux s’occuper de l’immeuble ?
Voici la marche à suivre pour mettre en place un carnet d’entretien avec l'application Hoodi :
Étape 1 : Aller sur le site et créer son compte.
Un bon conseil valide pour tout vos comptes en ligne : pour réduire les risques que des malfaiteurs puissent accéder à vos données, on vous conseille de créer un mot de passe robuste ou d’utiliser une application de gestion de mot de passe.
Étape 2 : Ajouter les éléments qui correspondent à votre immeuble dans votre inventaire à l’aide de la librairie d’éléments fournie dans l'application.
Voici un extrait de librairie d'éléments dans l'application Hoodi :
Les éléments qui font partie de la librairie contiennent des descriptions et des tâches d’entretien et travaux génériques. Vous pouvez adapter l’information et modifier les tâches pour que celles-ci reflètent mieux la réalité de votre copropriété.
De plus, si certains éléments sont manquants dans la librairie, vous pouvez créer des éléments à votre goût et leur ajouter des tâches d'entretien et des travaux propres à votre copropriété en suivant le carnet d'entretien / étude du fonds de prévoyance que vous avez obtenus auprès d'un professionnel du bâtiment.
Étape 3 : Saisir la planification des travaux majeurs.
La librairie fournie dans le logiciel Hoodi présente les entretiens et travaux généralement souhaitables pour divers éléments. Toutefois, le logiciel ne peut pas savoir à quel moment il sera nécessaire d’effectuer des travaux majeurs dans votre copropriété. Pour planifier ces travaux, vous aurez besoin de l'apport d'un professionnel. Référez-vous à notre article précédent pour en savoir plus.
Si vous avez fait élaboré votre carnet d'entretien par un professionnel, il sera facile de reproduire l’inventaire du professionnel et d’ajouter les travaux et entretiens avec les échéances et récurrences définies par ce dernier.
Dans le logiciel Hoodi, les tâches d'entretien, les travaux majeurs et l'historique se retrouvent au même endroit, dans l'élément :
Astuce : Pour ceux qui ont obtenu leur carnet d'entretien et étude du fonds de prévoyance avec le service de Hoodi, la mise en place de votre carnet d’entretien avec le logiciel Hoodi se fera automatiquement, sans aucun effort. C'est un avantage à considérer lorsque vous choisirez votre firme! 👏🏻
Astuce : Vous avez obtenu un carnet d'entretien et/ou étude de fonds avec une autre firme? Vous pouvez confier à l'équipe de Hoodi la tâche d'intégrer vos données dans le logiciel si vous ne souhaitez pas le faire vous-mêmes!
Étape 4 : Laissez le logiciel vous guider dans l'exécution des entretiens et travaux afin de documenter votre historique.
En choisissant une solution comme le logiciel Hoodi, il sera facile de vous rappeler quand vous devez faire certains entretiens ou planifier des travaux. L'application vous enverra des rappels à chaque début de mois, et le tableau de bord en page d’accueil vous montrera toutes les interventions à venir prochainement.
Voici à quoi ressemble le tableau de bord :
Lorsque vous inscrivez des travaux et entretiens complétés dans le logiciel Hoodi, vous pouvez indiquer la date de réalisation, la personne qui l’a réalisé ainsi que déposer les documents associés que vous voulez conserver. Toutes ces informations, qui constituent votre historique, sont conservées en sécurité dans votre carnet d'entretien en ligne.
Regardons maintenant les nombreux avantages qu’offre un logiciel spécialisé :
Avantages du carnet d'entretien Hoodi :
Évolue en fonction de la réglementation ;
Simple d’utilisation ;
Possible de partager l’accès selon différents droits d’utilisation ;
Sécuritaire ;
Offre du soutien technique ;
Conçu pour vous simplifier la vie.
Inconvénient du carnet d'entretien Hoodi :
Implique des coûts récurrents (tous les logiciels spécialisés impliquent un abonnement).
À retenir
Ce qu’il faut retenir, c’est qu’on suggère fortement l’utilisation de logiciels spécialisés, même s'ils ont un coût d'abonnement.
Pourquoi ? Parce qu’ils sont simples d’utilisation, font sauver du temps et qu’ils ont été spécialement conçus pour vous aider à prendre soin de votre immeuble et tenir votre carnet d'entretien à jour de la façon la plus efficace possible. Le principal désavantage est le coût. En effet, les autres options que nous avons décrites (format papier, format numérique) sont gratuites. Toutefois, il ne faut pas négliger le temps que vous sauverez avec une solution plus moderne et conçue pour vous simplifier la tâche : ce temps à une valeur souvent bien plus grande que le coût du logiciel.
Si le coût est un réel enjeu pour vous et que vous n’avez pas peur d’investir plus de temps dans la gestion de votre carnet d'entretien, alors nous préconisons un carnet d’entretien numérique hébergé sur une solution infonuagique plutôt qu’un carnet en format papier. À notre avis, le format papier présente trop d’inconvénients pour être une solution intéressante. Le carnet papier devrait être utilisé en dernier recours lorsque l’ensemble des administrateurs ne sont pas à l'aise avec les outils informatiques.
Conclusion
On espère avoir réussi à bien comparer les différents formats que peut prendre le carnet d’entretien.
Voilà ! Cet article était le dernier de notre série sur la mise en place du carnet d’entretien. Si vous n’avez pas lu les autres et que vous aimeriez tout savoir sur le carnet d'entretien, on vous conseille fortement d'aller y jeter un coup d'oeil !
D’ici là, restez à l’affût de la réglementation, puisque celle-ci devrait arriver bientôt. Nous revisiterons notre série d'articles à la lumière de la règlementation.
