Cet article est le premier d’une série de 4 portant sur le carnet d’entretien, un outil introduit au Québec par le projet de loi 16. Notre série d’articles vise à accompagner les syndicats de copropriété dans toutes les étapes d'élaboration et de mise en place.
Articles publiés jusqu'à présent :
1 - Qu'est-ce qu'un carnet d'entretien ? (vous êtes ici)
Le projet de loi 16 nous dit que le carnet d’entretien décrit les entretiens faits ainsi que les entretiens qui sont à faire dans un immeuble. Assez simple, non ?
Toujours selon le projet de loi 16, ce carnet doit être tenu à jour et révisé périodiquement.
Tout ça est écrit à l’article 1070.2 du Code civil du Québec. 🤓
Une définition de l'entretien
Le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française définit l’entretien comme : “l’action de maintenir en bon état d’utilisation un bien, une installation ou un local“.
Si on applique cette définition à un immeuble, on comprend que la notion d’entretien englobe les interventions servant à maintenir en bon état les composantes de l’immeuble.
Au bout du compte, ce qu’on veut c’est avoir un document vivant qui démontre qu’on prend soin de l’immeuble et qu’on fait ce qu’il faut pour qu’il demeure en bon état. Ce document pourra rassurer les copropriétaires, les assureurs et des acheteurs potentiels.
Les activités qui sont documentées dans le carnet doivent avoir pour objectif la préservation de l’immeuble. Tondre le gazon, par exemple, ça ne contribue pas réellement à conserver l’état des composantes.
C’est pour cette raison que, selon nous, il n’est PAS nécessaire que le carnet couvre :
Les activités d’entretien ménager / pour garder l'immeuble propre 🧹
Les activités d’entretien paysager / pour conserver l’esthétisme des aménagements. 🌸
Quand on parle d'entretien, il faut le voir au sens de la conservation de l'immeuble : travaux, réparations et maintenances qui ont pour objectif de conserver l'état d'un élément ou d'un système et/ou le maintenir fonctionnel.
Qu’est-ce qu’on met dans le carnet d'entretien ?
Le carnet d’entretien doit contenir 4 éléments principaux :
L'état de l'immeuble : un rapport d'inspection, un rapport d'état d'immeuble ou un certificat d'état d'immeuble. Ce dernier renseigne sur la l'état des éléments qui composent l'immeuble, recommande des entretiens et réparations prioritaires à faire ;
La planification des réparations majeures et remplacements à long terme : ce sont les interventions plus importantes dont le financement devrait, normalement, provenir du fonds de prévoyance. Chaque intervention devrait être décrite et avoir une année de réalisation ;
La planification des entretien et maintenances : ce sont les interventions moins coûteuses, mais plus fréquentes, qui permettront d'optimiser le fonctionnement de composantes ou d'atteindre leur durée de vie théorique (ou même la dépasser). La récurrence devrait être indiquée (chaque année ? chaque mois ? aux deux ans ?) ainsi que le moment de l'année préconisé ;
L’historique des interventions réalisées : un registre qui indique les interventions qui sont réalisées au fil du temps avec tout ce qu'il y a de pertinent (date de réalisation, personne ou entreprise qui a fait le travail, facture, contrat, etc).
Les 3 premiers éléments, relatifs à l'état de l'immeuble et à la planification de travaux et entretiens, devraient, idéalement, être préparés par un professionnel du bâtiment. Le carnet d'entretien ainsi élaboré devrait être révisé périodiquement. C'est le règlement découlant du projet de loi 16 qui viendra déterminer cette période, mais aussi nous dire si le carnet doit obligatoirement être élaboré par un professionnel.
Pour ce qui est de tenir l'historique, c'est le syndicat qui devra s'en charger, ou encore son gestionnaire. Des outils numériques existent pour faciliter la tenue d'un carnet d'entretien.
Le volet planification du carnet d'entretien
Pour les travaux majeurs, le carnet d'entretien devrait contenir un tableau qui contiendrait les informations suivantes :
Le nom de l’élément ;
La description de l’intervention ;
L’échéance prévue.
Pour les entretiens récurrents, le carnet d'entretien devrait contenir un tableau qui contiendrait les informations suivantes :
Le nom de l’élément ;
La description de l’intervention, incluant sa source (réglementaire, recommandation du fabricant, norme de pratique) ;
La récurrence (plusieurs fois par année, annuellement, aux 2 ans, aux 5 ans, etc.) ;
Le mois de l’année préconisé pour la réalisation de l’entretien.
Le volet historique du carnet d'entretien
L’historique des interventions peut prendre la forme d’un tableau, ou d'un registre, dans lequel on va documenter :
Quand l’intervention a été réalisée ;
Qui l’a réalisée ;
Les preuves démontrant la réalisation (soumissions, devis, factures, etc.) ;
Les contrats et garanties liés à l’intervention.
Carnet d'entretien et étude du fonds de prévoyance : des outils complémentaires
L'élaboration du carnet d'entretien est un intrant de l'étude du fonds de prévoyance et devrait donc être élaboré en premier lieu.
En effet, le rôle de l'étude du fonds de prévoyance est d'estimer le coût des interventions majeures planifiées dans le carnet d'entretien et de proposer une stratégie de capitalisation du fonds de prévoyance. Avant de faire ce travail d'estimation, il faut d'avoir savoir quelles interventions majeures devront être réalisées à long terme.
Carnet d'entretien ➡️ description des interventions majeures avec échéances basées sur l'état de l'immeuble et planification des entretiens récurrents
Étude du fonds de prévoyance ➡️ estimation des coûts des interventions majeures planifiées au carnet d'entretien et proposition d'une stratégie de financement.
Bien qu'il soit possible de faire réaliser ces deux documents de façon indépendante, il est beaucoup plus cohérent, et économique, d'obtenir les deux en même temps. Chez Hoodi, par exemple, nous réalisons systématiquement ces deux documents en même temps.
Certaines entreprises réalisent des études du fonds de prévoyance sans préalablement établir un carnet d'entretien. Cette façon de faire, moins coûteuse, donnera lieu à une étude plus théorique que pratique, et la copropriété devra se tourner vers un autre professionnel pour faire élaborer un carnet d'entretien, augmentant ainsi la facture globale.
En terminant
On espère que la notion de carnet d’entretien est maintenant plus claire. Dans les prochains articles, nous aborderons d’autres facettes de la mise en place d’un carnet d’entretien :
