5 bénéfices du logiciel Hoodi pour votre copropriété (carnet d’entretien numérique)
- Julien Gobeil Simard
- il y a 3 jours
- 8 min de lecture
La gestion d'une copropriété est une tâche complexe qui demande du temps, de l'organisation et une communication efficace, ce n’est un secret pour aucun syndicat de copropriété (surtout pour les copropriétés autogérées!). 😅
Avec les exigences liées à la loi 16, la tâche administrative des syndicats de copropriété vient s’alourdir davantage, même si c’est pour de bonnes raisons (c’est important de le préciser!), puisque la loi 16 vient encadrer la saine maintenance de votre immeuble à condos afin d’éviter des scénarios catastrophes aux copropriétaires.
En copropriété, la conception et la tenue du carnet d’entretien, en plus de la conservation d’un historique des entretiens et travaux, est une exigence qui sera bientôt obligatoire avec l’entrée en vigueur du règlement de la loi 16 attendue en 2025 au Québec.
Heureusement, des logiciels spécialisés comme Hoodi sont conçus pour simplifier la tenue du carnet d’entretien tout en apportant une réelle valeur ajoutée aux copropriétés.
Voici donc 5 avantages concrets de l'utilisation du carnet d’entretien numérique Hoodi pour votre copropriété.
D’abord, quels formats peut prendre le carnet d’entretien d’une copropriété?
Débutons par analyser les différents formats de carnet d’entretien que votre copropriété pourrait avoir et les enjeux associés à chacun d’eux :
Carnet d’entretien papier :
➡️ Risque d’égarer ou d’endommager le document, voire de le perdre totalement.
➡️ Rend très difficile le travail collaboratif (la gestion du carnet d'entretien devient le travail d'une seule personne).
➡️ La gestion du droit d'accès par les copropriétaires (un droit garantit par le Code civil du Québec, puisque le carnet d'entretien fait partie du resgitre de copropriété) est complexe.
Carnet d’entretien Excel :
➡️ Enjeu d’accès si le fichier est hébergé localement (ex. : sur l’ordinateur d’un seul copropriétaire) versus dans l’infonuagique (Cloud), ce qui complexifie l’accessibilité au document pour les autres copropriétaires ou administrateur.trice.s de votre copropriété.
➡️ De plus, une licence Microsoft Excel s’élève à 169$ (plus taxes) par utilisateur par an, ce qui est déjà au-dessus du tarif le plus bas de Hoodi (150$ plus taxes pour les copropriétés de 2 à 4 unités), alors que Hoodi ne limite pas le nombre d’utilisateurs!
Lire aussi : Carnet d’entretien Excel? Voici en quoi Hoodi est bien plus avantageux pour votre copropriété!
Carnet d’entretien Google Sheet :
➡️ Pour que la collaboration soit possible, tous les utilisateurs doivent avoir un compte Google.
➡️ Enjeu de sécurité : puisque tous n'ont pas un compte Google, on voit beaucoup de syndicats partager un seul compte (et un seul mot de passe), ce qui élimine toute traçabilité de qui a fait quoi, et va créer des failles de sécurité si le mot de passe n'est pas modifié à chaque changement d'administrateur.
Passons maintenant aux nombreux autres avantages que le carnet d’entretien numérique Hoodi peut offrir à votre copropriété. 👇
1. Centralisation de toutes vos tâches d’entretien et travaux majeurs dans un seul outil sécurisé
Hoodi centralise l'ensemble des tâches liées au carnet d'entretien de votre immeuble à condos, donc tout ce qui touche les entretiens et les travaux majeurs.
✅ Le carnet d'entretien numérique Hoodi permet :
À tous les copropriétaires et administrateur.trice.s d’une copropriété d’accéder au carnet d’entretien de manière pleinement sécurisée, et ce, à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil intelligent.
Différents niveaux d’accès peuvent être assignés aux utilisateurs en attribuant des rôles (ex. : "administrateur" pour donner accès à tout, "copropriétaire" pour donner accès en lecture seulement). La gestion des droits d’accès aux documents est aussi gérée de cette façon, ce qui permet, par exemple, d'avoir des documents réservés à l'administration, et d'autres disponibles à tous.
Hoodi permet un nombre d’utilisateur.trice.s illimité, et ce, sans frais supplémentaire. En effet, la tarification de Hoodi se base sur le nombre d'unités de votre immeuble à condos et non sur le nombre d’utilisateur.trice.s.
De joindre et d’organiser les documents liés à votre copropriété (déclaration de copropriété, soumissions, factures, etc.) selon plusieurs niveaux hiérarchiques (classeurs, dossiers, sous-dossiers, etc.);
Hoodi offre un stockage illimité de vos documents, en plus de pouvoir visualiser vos documents directement dans le logiciel (sans avoir à constamment re-télécharger les documents sur votre appareil), incluant les documents Word et Excel.
2. Historique complet et traçabilité rigoureuse des interventions et prestataires
Le taux de roulement des administrateur.trice.s en copropriété étant généralement assez élevé (sans parler du roulement des copropriétaires), les syndicats peinent souvent à conserver un historique des interventions réalisées sur leur immeuble à condos.
✅ L’archivage des interventions passées et des documents à conserver (un requis des exigences de la loi 16) :
Le projet de règlement découlant de la loi 16 précise que le carnet d'entretien des copropriétés devra contenir un certain nombres de documents et d'informations sur les interventions réalisées dans le passé sur l’immeuble à condos, soit un historique clair :
Les dates à laquelle les entretiens prévus au carnet d'entretien ont été faits;
Les dates auxquelles des réparations courantes ont été effectuées;
Les contrats conclus pour la réalisation des travaux d’entretien et des réparations courantes
Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant;
Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée dans le passé, le cas échéant;
Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.
Il appartient au syndicat de copropriété, soit aux administrateurs ou encore au gestionnaire immobilier, si le syndicat en a un, de répertorier l'ensemble de ces informations et documents dans le carnet d'entretien.
Dans Hoodi, dans la fiche de chaque tâche d’entretien, on retrouve facilement :
L’historique détaillé des actions passées (qui a réalisé la tâche, quand ça a été fait, combien ça a coûté, etc.);
Un fil d’actualité (dans lequel tous les changements s’inscrivent automatiquement et dans lequel on peut aussi ajouter manuellement des commentaires, qui seront datés automatiquement);
Tous les documents liés à la tâche (soumissions, factures, contrats, etc.)
3. Collaboration facilitée entre les différent.e.s responsables de chaque tâche
Un avantage très apprécié des copropriétés qui utilisent le logiciel Hoodi pour la gestion de leur carnet d’entretien est sans l’ombre d’un doute l’aspect communicationnel que le logiciel offre.
En effet, Hoodi favorise une communication simplifiée entre tous les acteurs de votre copropriété (syndicat de copropriété, copropriétaires, prestataires de service, gestionnaire immobilier s’il y a lieu, etc).
Comment? Grâce à la possibilité d'assigner des responsables aux différentes tâches, au fil d'activités des tâches et aux notifications courriel. Alors que le fil d'activité permet aux différents utilisateurs d'interagir en laissant des notes et des commentaires, l'assignation de responsables permet à ces personnes d'être automatiquement informées par courriel lorsque d'autres utilisateurs apportent des changements ou laissent des commentaires. La personne responsable d'une tâche recevra également des rappels lorsque ses tâches deviennent en retard. Le fil d'activités assure également une traçabilité des changements apportés à une tâche.
Par exemple, si une personne effectue une modification dans une tâche d’entretien, que ce soit :
en changeant le niveau d’urgence (car Hoodi permet de prioriser les tâches selon 3 niveaux d’urgence);
en indiquant que la tâche est « complétée »;
en joignant des documents à même la fiche de tâche;
ou toute autre modification.
La personne qui est assignée à cette tâche se voit alors automatiquement notifiée par courriel du changement fait dans Hoodi, ce qui assure une transparence entre tous les intervenants concernés, comme suit :
4. Recherche simplifiée dans votre déclaration de copropriété grâce à l’IA, pour tous vos copropriétaires
En tant qu’administrateur.trice de copropriété, vous vous faites probablement souvent poser des questions par vos copropriétaires en lien avec votre déclaration de copropriété :
Est-ce que je peux entreposer ma roulotte? 🤯
Est-ce que les animaux sont acceptés? 🤯
Est-ce que je peux mettre un BBQ sur mon balcon? 🤯
Et ainsi de suite! 🤯🤯🤯
Les déclarations de copropriété sont des documents colossaux dans lesquelles il est ardu d’effectuer une recherche. De plus, ce document est souvent soit en format papier, soit mal numérisé (par exemple, photocopié, donc ne permettant pas de recherche comme c’est le cas dans un fichier Word).
Hoodi a décidé d’adresser cet enjeu pour simplifier encore davantage le fardeau administratif des syndicats de copropriété grâce à l’intelligence artificielle! Cette fonctionnalité est exclusive à Hoodi, aucun autre carnet d’entretien numérique ne vous offre des fonctionnalités similaires jusqu’à présent.
Convertissez votre déclaration de copropriété numérisée en un document texte plus facilement lisible muni d'un assistant de recherche intelligent
Dans le carnet d’entretien numérique Hoodi, il suffit de quelques clics pour trouver l’information souhaitée, et ce, peu importe le format dans lequel votre déclaration de copropriété a été numérisée (oui oui, même s’il s’agit d’une image photocopiée!).
De plus, tous vos copropriétaires peuvent bénéficier de ces fonctions, et ce, sans frais supplémentaires, puisque la tarification de Hoodi ne limite pas le nombre d'utilisateur.trice.s.
Lire aussi : La recherche d’info dans votre déclaration de copropriété maintenant possible dans Hoodi
D’ailleurs, voici un témoignage client sur cette fonctionnalité innovante de Hoodi 👇
« Je l'ai testée rapidement et c'est franchement impressionnant! Non seulement l'outil donne des réponses fiables, mais il donne les références à la déclaration qui permettent de contre-vérifier les réponses. Voilà potentiellement un "game changer" pour beaucoup d'administrateurs de copropriétés! »
- Témoignage d’un administrateur client de Hoodi sur l’assistant intelligent
5. Accès facile et rapide aux infos des entreprises à qui vous octroyez des contrats
Hoodi vous permet de documenter les intervenants qui réalisent des travaux et des entretiens pour votre copropriété. Vous pouvez noter le nom de l'entreprise, son adresse, numéro de téléphone, courriel et même différents points de contact.
Lorsque vous compléter des tâches dans Hoodi, vous pouvez alors facilement choisir l'intervenant qui a réalisé le travail et laisser des notes sur votre satisfaction. Avec la gestion des intervenants, il devient alors très facile de ne jamais perdre la trace ou perdre contact avec les entreprises avec lesquelles vous interagissez.
Mais... un logiciel spécialisé de carnet d’entretien coûtera-t-il les yeux de la tête à votre copropriété? 🤔
Rassurez-vous, absolument pas!
Hoodi ayant adopté une tarification abordable et accessible, le retour sur investissement (ROI) en termes de gain de temps et de tranquillité d’esprit auprès d’administrateur.trice.s (qui effectuent cette gestion bénévolement, dans leur temps libre, précisons-le) se fera vite sentir au sein de votre copropriété.
Psst. Au risque de nous répéter, Excel n’est pas gratuit non plus! 👀
En dotant votre copropriété d’un logiciel spécialisé comme Hoodi, vous faites le choix de la transparence, de l'efficacité, de la pérennité, et de la conformité pour votre immeuble à condos. N'attendez plus pour moderniser la gestion de votre copropriété!
Essayez Hoodi gratuitement pendant un mois pour tester le logiciel
Testez Hoodi sans pression et sans engagement dans un essai gratuit d’un mois. Il vous suffit de créer votre compte en ligne en quelques clics et le tour est joué! Hoodi convient aux copropriétés de toutes les tailles.
Vous n’avez pas encore fait réaliser le carnet d’entretien de votre copropriété?
Hoodi offre aussi un service abordable et professionnel d’étude du fonds de prévoyance et carnet d’entretien spécifique aux petites copropriétés (20 unités ou moins).
Notre service vient avec 1 an gratuit d'utilisation du logiciel et toutes les informations du carnet d'entretien préparé par nos professionnels seront utilisées pour configurer automatiquement le logiciel afin de vous garantir une expérience clé en main.
Si votre copropriété comporte plus de 20 unités, confiez la réalisation de l'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien de votre immeuble à condos à notre société-soeur, Depatie Beauchemin Consultants, spécialiste des moyennes et grandes copropriétés. Même qualité, même fiabilité, et votre carnet d'entretien pourra également être utilisé pour configurer automatiquement le logiciel Hoodi.
